Cloud Telefonie: Das sind die Eigenschaften & Vorteile

Doch es ist auch durchaus davon auszugehen, dass eine weitere große Veränderung in der Welt der Telekommunikation ansteht. Die Rede ist von einer neuen Art der Telefonanlage, oder präziser ausgedrückt, von Cloud-Telefonanlagen.  

Eine Cloud Telefonanlage – wie funktioniert das?

Um die Funktionsweise einer Cloud Telefonanlage zu verstehen, muss man natürlich zunächst erst einmal wissen, worum es sich genau handelt. Hierbei handelt es sich um Software-basierte Lösung. Diese virtuelle Lösung wird über einen herkömmlichen Internetanschluss bereitgestellt, wobei die Cloud-Telefonanlage entweder über Desktop-Anwendungen oder über Apps betrieben wird.

Für Unternehmen bringen die Cloud Telefonanlagen viele unterschiedliche Vorteile wie beispielsweise eine sehr große Skalierbarkeit, eine hohe Flexibilität und einen sehr großen Funktionsumfang. Mit ihr wird die nahtlose Vernetzung von Festnetz und Mobilfunk ermöglicht. Darüber hinaus stellt eine Cloud Anlage für das Unternehmen häufig eine kostengünstige und sehr sichere Lösung in Sachen Telefonie dar.

Kurze Reaktionszeiten bei Personaländerungen

Cloud Telefonanlagen bieten dank ihrer enormen Skalierbarkeit eine sehr hohe Flexibilität für die Unternehmen. Sie bieten die Möglichkeit, gerade bei Personaländerungen bezüglich der Telefonanlage sehr schnell zu reagieren. Neue Rufnummern lassen sich hier über den Internet-Browser innerhalb kürzester Zeit einrichten oder löschen. Anders, als man das von herkömmlichen Telefonanlagen gewohnt ist, müssen hier keine Änderungen durch einen Systemtechniker vorgenommen werden und der Kauf neuer Anlagemodule ist ebenfalls nicht mehr notwendig.

Das ermöglicht natürlich auch einen sehr schnellen Zugang für Mitarbeiter, die beispielsweise nur kurzfristig für das Unternehmen tätig sind, wie beispielsweise Freelancer. Wird ein Firmensitz verlegt, oder soll das Unternehmen an neue Standorte angebunden werden, so ist das dank einer Cloud Telefonanlage extrem schnell und leicht umsetzbar.

Darüber ermöglicht eine Cloud jedem Mitarbeiter die standortübergreifende und ortsunabhängige Nutzung der Telefonanlage. Die Mitarbeiter können auch über ihre Festnummer auf dem Smartphone erreicht werden. Das bedeutet natürlich größtmögliche Unabhängigkeit und Flexibilität, denn so ist nicht von Belang, ob sich der Mitarbeiter gerade im Büro, im Homeoffice, im Auto oder an einem x-beliebigen anderen Ort aufhält.

Rufnummer weiterhin mitnehmen, kein Problem

Natürlich ist es bei der Umstellung auf eine Cloud-Telefonanlage problemlos möglich, die bereits vorhandene Telefonnummer mitzunehmen.

Bereits seit vielen Jahren erlaubt das Telekommunikationsgesetz (TKG) den Nutzern die Mitnahme ihrer Rufnummer bei einem Wechsel zu einem neuen Telefonanbieter. Diese Rufnummernmitnahme gilt auch gleichermaßen bei der Portierung vom Telefonnetz in das Internet.

Um diesen Service auch den Nutzern von Internet-Telefonanlagen bieten zu können, haben die Betreiber dieser Anlagen inzwischen entsprechende Verträge mit den Telekomunternehmen abgeschlossen. Geht es um die Portierung von Rufnummern zwischen zwei Cloud Telefonanlagen-Anbietern, so ist auch das vollkommen problemlos möglich. Die Funktionsweise der Rufnummernportierung ist hier genau die Gleiche. Allerdings besteht der Anspruch auf eine Rufnummernmitnahme nur im Falle eines Anbieterwechsels.

Festnetz und Mobilfunk schnell und einfach vernetzen

Besonders erwähnenswert bei einer Cloud Telefonanlage ist auch die nahtlose Integration von Festnetz und Mobilfunk in einer Nebenstelle. Anders als bei der herkömmlichen Telefonie ist die sonst übliche Trennung zwischen Festnetz und Mobilfunk aufgelöst.

Für die Unternehmen und deren Mitarbeiter resultiert daraus der Vorteil, dass man nun auf dem Smartphone sowohl mit der Mobilfunknummer als auch mit der Festnetznummer erreichbar ist. Eine Weiterleitung ist hier nicht notwendig. Mit einer Cloud Telefonanlage ist außerdem die Entscheidungsfreiheit hinsichtlich der Telefone verbunden. Es lässt sich einstellen, ob Festnetz und Smartphone gleichzeitig klingeln sollen. Das wiederum ermöglicht die spontane Entscheidung, mit welchem Endgerät man lieber telefonieren möchte.

Auch die Weiterleitungsfunktion von eingehenden Gesprächen an Kollegen ist sehr praktisch. Erwähnenswert ist aber auch, dass bei vielen Telefonanlagen Anbietern die Gespräche unter Kollegen, unabhängig vom gewählten Gerät, kostenlos sind.

Die Anbindung der Anlage an verschiedene Standorte

Die Vernetzung der Telefon Infrastruktur ist für viele Unternehmen mit mehreren Standorten ein extrem wichtiger Faktor. Doch auch in Zeiten, wo das Home Office immer mehr an Bedeutung zunimmt, wir die Anbindung immer wichtiger.

Die Cloud-Telefonanlagen verbinden alle Nebenstellen des Unternehmens über das Internet. Damit sind diese Anlagen die optimale Option, wenn es um die Anbindung verschiedener Standorte und Arbeitsplätze geht. Die Mitarbeiter können hier einfach über die Oberfläche der Telefonanlage im Webbrowser flexibel verwaltet werden. Das gilt auch dann, wenn sich die Mitarbeiter an verschiedenen Standorten befinden.

Wie bereits erwähnt, ist es zudem auch problemlos möglich, Mitarbeitern, die nur kurzfristig Teil des Unternehmens sind, eine interne Rufnummer des Unternehmens zuzuweisen.

Die Sonderfunktionen

Mit der Entscheidung für die Cloud Telefonie hat man sich auch gleichzeitig für eine ganze Reihe von Sonderfunktionen entschieden, dazu zählen der Dateiaustausch, Chat und Videotelefonie, ebenso wie Konferenzen.

Herkömmliche Telefonanlagen können bei diesem enormen Funktionsumfang in keiner Weise mithalten, denn hier werden nicht selten mehr als 100 Funktionen bereitgestellt. Zu den einfachen Standardfunktionen einer Cloud Telefonanlage gehört das Hochladen von Wartemusik sowie der Versand von Faxen mit dem Smartphone oder auch die Einrichtung von Warteschlangen und noch vieles mehr.

Ein ebenfalls bedeutsamer Vorteil ist die Tatsache, dass eine solche Telefonanlage problemlos bei Bedarf erweitert werden kann. So werden unter anderem auch regelmäßige Updates sowie Erweiterungen des Funktionsumfangs von Telefonanlagen Anbietern zur Verfügung gestellt.

Die Sicherheit von Cloud Telefonanlagen

Sicherheit in Sachen Telefonanlage spielt gerade in den Zeiten der Cyberkriminalität eine absolut übergeordnete Rolle. Grundsätzlich gilt hier, dass diese Telefonanlagen genauso gut geschützt sind wie herkömmliche ISDN-Anlagen, wenn nicht aufgrund der Sicherheitsarchitektur und regelmäßiger Updates noch besser.

Anlässlich der Sicherheit kann man sich bei dem jeweiligen Cloud Telefonanlagen Anbieter informieren. Der Standort des Servers, auf dem die Anlage gehostet wird, ist hier ein entscheidender Faktor.

Wichtig zu wissen, und das beschreibt einen weiteren Vorteil dieser Telefonanlagen, ist die Tatsache, dass im Falle eines Internetausfalls die Erreichbarkeit trotzdem nach wie vor gewährleistet ist. Hier wird die App auf dem Smartphone als vollwertige Nebenstelle in die Telefonanlage integriert, so dass die Mitarbeiter über Mobilfunk weiterhin erreichbar sind.

Neben allen genannten Faktoren spielt die Tatsache, dass eine Cloud Telefonanlage darüber hinaus auch sehr kostengünstig ist, eine wichtige Rolle bei dem Umstieg von herkömmlichen Telefonanlagen.