Digitale Meeting-Tools: Warum wir eine neue Meeting-Kultur brauchen

Sie sind fester Bestandteil aller Unternehmenskulturen. Und je „höher“ es in der organisatorischen Hierarchieleiter geht, desto häufiger werden sie: Meetings. Laut einer Umfrage unter Führungskräften, die von Forrester Consulting im Auftrag von Sherpany durchgeführt wurde, hat sich die Meeting-Frequenz seit Beginn der Corona-Pandemie stark erhöht: Der Anteil an Managementteams, die sich nun zu wöchentlichen Meetings treffen, hat sich von 4 Prozent auf 19 Prozent beinahe verfünffacht. Die Befragten waren sich dabei bewusst, wie wichtig die Produktivität dieser Meetings ist: 46 Prozent der Führungskräfte befürchteten, sogar Marktanteile durch unproduktive Meetings zu verlieren.

Wie also können wir das Beste aus Meetings – insbesondere aus digitalen Meetings, die auch nach der Pandemie bleiben werden – herausholen? Folgende fünf Punkte sollte man beachten:

1. Die Meetinganzahl begrenzt halten

Das größte Problem ist oft die schiere Anzahl der Meetings. Manager*innen verbringen heute rund 23 Stunden ihrer Arbeitswoche in Meetings – das ist eine enorme Zahl. Das Problem ist hier zugleich: Selbst dann, wenn es sich bei einigen der Meetings um wichtige Treffen handelt, werden sie nur als notwendiges Übel angesehen. Je mehr Meetings stattfinden, desto weniger Wert dürfte ihnen auch beigemessen werden. Hinzu kommt, dass Mitarbeitende mehr und mehr “genervt” sind aufgrund der augenscheinlich unnötigen Zeitfresser. Das führt zu einem weiteren Problem, das weiter unten ausgeführt werden soll.

1. Respekt und Willen als Basis

Statt der oder dem Leitenden des Meetings den gebührenden Respekt entgegenzubringen, ist es für viele Mitarbeitende oberstes Ziel, den Pflichttermin einfach hinter sich zu bringen, um mit der eigentlichen Arbeit fortzufahren. Das führt nicht selten dazu, dass Meetings vor einer stummen Wand von Teilnehmenden gehalten werden, die kein Interesse an einer Interaktion haben, zu spät kommen oder unvorbereitet sind.

Dabei sollten sich alle bewusst machen: In die Vorbereitung dieses Termins ist Arbeit und Aufwand geflossen und er dient einem Zweck – und das sollte respektiert werden. Nicht nur aus reiner Höflichkeit der oder dem Leitenden gegenüber, sondern auch, weil die Haltung der Teilnehmenden erheblich zum Outcome und somit Erfolg oder Misserfolg des Meeting beiträgt.

1. Wissen über gut gemanagte Meetings

Meeting-Teilnehmende sind eher gewillt, sich aktiv zu beteiligen, wenn die Sitzung klar strukturiert ist. Allerdings wissen nur die wenigsten Menschen, wie im beruflichen Kontext ein optimales Meeting gemanagt wird – und das schlägt sich nicht selten in dessen Sinn und Zweck nieder.

Kern des Meetings sollte deshalb immer eine Agenda mit eigenständigen Punkten und klar definierten Zielen bilden. Diese Ziele geben den Sitzungsprozess vor. Was unbedingt dazu gehören muss: Eine Festlegung der jeweiligen Punkte beziehungsweise Projekte, die im Meeting besprochen werden – das ist eine Selbstverständlichkeit, unterbleibt aber oft. Zudem sollten die Einladungen für Teilnehmende oder deren Buchung für einzelne Punkte erst erfolgen, wenn die Agenda fertiggestellt ist. Bei wiederkehrenden Sitzungen ist es ratsam, den Teilnehmerkreis zu diesem Zeitpunkt zu überprüfen. Ein Sitzungsprotokoll einschließlich benannter Aktionselemente schließt das Meeting ab.

1. Vorbereitung ist das A und O

„Ach, das schau ich mir kurz vorher an.“ Wer kennt es nicht? Zu oft denken Mitarbeitende, sie seien für ein Meeting gut genug vorbereitet, oder unterschätzen die Zeit, die sie dafür benötigen. Damit eine gute Vorbereitung stattfinden kann, sind zwei Dinge erforderlich: Sitzungsinformationen und Hintergrundmaterialien. Zusätzlich sollten Führungskräfte dafür sorgen, dass bereits vor dem Meeting ein allgemeines Verständnis der Agendapunkte sowie möglicher Herausforderungen vorhanden ist. So lassen sich grundlegende Fragen und unnötige Diskussionen während des eigentlichen Termins vermeiden. So kann man den vollen Fokus dem eigentlichen Sitzungsziel beziehungsweise dem Ziel des jeweiligen Agendapunktes widmen. So ist das Ziel pro Punkt zu definieren, wenn die Agenda aus mehreren davon besteht.

1. Digitale Meeting-Tools richtig nutzen

 Technologie spielt im Meeting-Prozess eine immer größere Rolle, wie die bereits erwähnte Studie unter Führungskräften bestätigte. 82 % der befragten Vorstände und Vice Presidents sagten in der Studie aus, dass Technologie für die Sitzungsproduktivität immer wichtiger wird. Produktivitätssteigernde Software sollte deshalb in die Meeting-Kultur “eingebettet” werden.

Heute verwenden Führungskräfte im Meeting-Prozess eine Kombination aus E-Mails, Videokonferenzlösungen, Kollaborationslösungen und Dokumenten-Management- Systemen, was die hohen Anforderungen an Effizienz oft nicht erfüllt. In den nächsten ein bis zwei Jahren planen die Befragten deshalb den verstärkten Einsatz anspruchsvollerer Technologien wie Meeting-Management-Software. Diese decken den gesamten Prozess ab und unterstützen Best Practices, um insgesamt bessere Meetings zu haben. Dies kann auch dazu beitragen, Erschöpfungssyndromen vorzubeugen, die durch zu viele Video-Calls ausgelöst werden. Denn gut genutzte Technologie verbessert die Vorbereitung wesentlich, wodurch die Meetings selbst dann effizienter und zielführender werden.

Wie es besser geht – und warum nicht alles perfekt sein muss

Meeting-Verantwortliche sollten sich also vorab folgende Fragen stellen:

• Welche Punkte sollen in die Agenda aufgenommen werden und mit welchem Ziel?
• Wer sollte am jeweiligen Meeting teilnehmen, weil er bzw. sie einen sinnvollen Beitrag leisten kann?
• Haben alle Teilnehmenden die Möglichkeit sich optimal vorzubereiten?

Natürlich kann man sich nicht immer an starre Vorgaben halten. Es gilt zum Beispiel das richtige Gleichgewicht zwischen effektivem Vorgehen und dem Eingehen auf Fragen oder weiterführende Überlegungen zu finden. Auch Feedback ist ein wichtiger Teil von Meetings, denn nur wer sich mit Anmerkungen und Kritik auseinandersetzt, kann Sitzungen auf lange Sicht verbessern. Dazu gehört auch, dem Team wirklich zuzuhören – denn Meeting Management ist ein kollaborativer und kein Top-down-Prozess.

Die Vorteile zielgerichteter und engagierter Meetings liegen auf der Hand: schnellerer Konsens, bessere Entscheidungen, erhöhte Teamkreativität und mehr Sitzungszufriedenheit. Denn wer fruchtbar zusammenarbeitet und ein Gefühl von Gemeinschaft vermittelt bekommt, kann bessere Leistungen abrufen. Die Teamdynamik guter Meetings sorgt also für positive Ergebnisse – sowohl für Einzelne als auch die Gemeinschaft. Das sollte das übergreifende Ziel sein. Erreichen kann man es nur, wenn sich alle Beteiligten mit der aktuell vorherrschenden Meeting-Kultur beschäftigen und gewillt sind, diese weiterzuentwickeln.