Telefonie über Microsoft Teams: Weltweit erreichbar unter einer Nummer

Im März 2020 hatten wenig digitalisierte Unternehmen das Nachsehen: Beim ersten Lockdown mussten sie ihre Beschäftigten von heute auf morgen unvorbereitet ins Homeoffice schicken. Die Kommunikation mit Kollegen und Kunden geriet ins Stocken. Ein Unternehmen aus München war zu diesem Zeitpunkt digital bereits besser aufgestellt – und der Wechsel ins Homeoffice verlief nahezu geräuschlos. Der Immobiliendienstleister PlanetHome startete in der bayerischen Landeshauptstadt 2018 eine umfassende Digitalisierungsstrategie.

Microsoft Teams als Telefonie-Lösung

Ein wichtiger Baustein ist der Einsatz von Microsoft Teams. Das Kollaborationstool ist Bestandteil von Microsoft 365 und steht zahlreichen Unternehmen daher ohnehin schon zur Verfügung. Mit ihren Präsenz- und Chatfunktionen erleichtert die Plattform die Zusammenarbeit auch außerhalb des Büros. Microsoft Teams lässt sich aber nicht für nur Web- und Videokonferenzen nutzen, sondern mithilfe einer Zubuchoption auch als Telefonie-Lösung für den gesamten Betrieb einsetzen.

Bei PlanetHome dauerte die Umstellung auf Teams Telefonie etwa sechs Monate. Microsoft 365 ist im Unternehmen auf rund 700 Rechnern installiert. Dank Teams Telefonie sind alle Beschäftigten auch unterwegs oder im Homeoffice unter ihrer bekannten Nummer erreichbar; Smartphones werden so zur mobilen Nebenstelle. Mit ihren mobilen Geräten telefonieren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter per Internetverbindung über Microsoft Teams auch mit Kollegen und Kunden außerhalb Europas – ohne dass Roaming-Gebühren über das Mobilfunknetz anfallen. „Mobile Lösungen sind besonders praktisch für unsere Makler, die oft wegen Kundenterminen unterwegs sind“, sagt Felix Geier, Teamleiter IT Infrastructure, Network & Security bei PlanetHome. „Auch während der Lockdown-Phasen aufgrund der Corona-Pandemie konnten sie problemlos von zu Hause arbeiten.“

Alle Funktionen einer herkömmlichen Telefonanlage

Mit Microsoft Teams Telefonie stehen den Beschäftigten alle Funktionen einer herkömmlichen Telefonanlage zu Verfügung – von der Organisation und Verwaltung von Kontakten, Durchstellen und Weiterleiten über Anrufhistorie und Anrufbeantworter bis hin zu Telefonkonferenzen und Routingoptionen. Selbst Angestellte im ländlichen Raum mit einer schlechteren Netzabdeckung sind immer erreichbar, da Teams Telefonie keine hohe Bandbreite erfordert. Herkömmliche Telefone lassen sich in diesem Zug durch bequeme Headsets ersetzen, sodass Beschäftigte während des Telefonats die Hände frei zum Arbeiten haben.

Die Telefonie funktioniert über einen IP-Anschluss, den Unternehmen zum Beispiel von der Deutschen Telekom beziehen können. Neben einem SIP-Trunk-Anschluss benötigt PlanetHome einen Office-365- oder Microsoft-365-Plan, in dem Microsoft Teams enthalten ist. Die einzelnen Pläne unterscheiden sich in ihrem Umfang und können neben Microsoft Teams als Kommunikationszentrale auch Office-Anwendungen wie Outlook, Word, Excel und PowerPoint als Desktop-, Web- oder Mobile-Versionen beinhalten. Erforderlich sind darüber hinaus das Add-On „Microsoft 365 Telefonanlage“ für Telefonie sowie ein Session Border Controller und entsprechende Lizenzen. Um Teams Telefonie nutzen zu können, bietet die Telekom Unternehmen auch ein Komplettpaket, in dem alle notwendigen Komponenten enthalten sind.