Mobile Apps für SAP-Freigaben

Thilo Kiefer, Geschäftsführer der munich enterprise software gmbh

Einen umfassenden Ansatz für digitale Freigabeverfahren SAP-bezogener Vorgänge hat die Münchner munich enterprise software entwickelt. Er unterstützt Prozesse in Einkauf wie Vertrieb gleichermaßen und hält für unterschiedliche Einsatzzwecke verschiedene Freigabeverfahren bereit: über PC, per E-Mail oder als mobile, hybride App.

Freigabeverfahren kommen in SAP immer dann zum Einsatz, wenn mehrere Personen Dokumente vor der Weiterverarbeitung prüfen müssen. Bestellungen beim Lieferanten etwa, für die ab festgelegten Preisgrenzen das Vier-Augen-Prinzip gilt; in manchen Fällen muss sogar die Geschäftsleitung den Vorgang freigeben. Die am Freigabeverfahren beteiligten Person erteilen ihre Genehmigungen mit einem Freigabecode. Er wird über die SAP-Berechtigungen der Person zugewiesen, welche die Lieferantenbestellung letztlich auslöst.

Dieses Vier-Augen-Prinzip wird in der SAP-Praxis traditionell per Unterschriftenmappe abgebildet; Dokumente werden also ausgedruckt, um zwecks Freigabe handschriftlich unterschrieben zu werden. Papiergebundene Prozesse aber benötigen viel Zeit und Ressourcen. Dokumente werden nur verzögert an die nächste Stelle weitergeleitet oder bleiben, gerade bei zunehmendem Home-Office-Betrieb, einfach liegen. So verstreichen Termine und Fristen. Zum Teil finden Freigaben auch über manuelle Benachrichtigung der Verantwortlichen per E-Mail statt. Dabei ist jedoch der Bearbeitungs- und Freigabezustand in SAP nicht verfügbar, der Vorgang intransparent.

Eine digitale Freigabe innerhalb von SAP ist daher die Lösung. Der Genehmigungsprozess wird direkt in SAP implementiert und findet dadurch ohne Medienbruch statt. Das SAP-Dokument durchläuft mehrere Bearbeitungsinstanzen, die Verantwortlichen geben es per elektronischer Unterschrift  nacheinander direkt im SAP GUI bzw. in der Fiori App frei.

Mit dem „MailCenter“ des Münchner Softwareherstellers munich enterprise software gmbh funktioniert dies sowohl für den Einkauf mit SAP MM wie für vertriebliche Prozesse in SAP SD. Das Add-on erweitert SAP um Mail- und Workflowfunktionen. Bestellungen, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen müssen so nicht mehr per Post verschickt werden. Entwickelt wurde es auf Basis von ABAP und mit ABAP Objects, Outlook ist mithilfe der OLE-Technologie über eine eigene Schaltfläche in das User Interface eingebunden. Im Einkauf sind es Anfragen, Bestellanforderungen, Bestellungen, Kontrakte und Leistungserfassungsblätter, im Vertrieb Angebote, Aufträge und Auftragsbestätigungen, Kontrakte und Lieferpläne, die regelmäßig einer Genehmigung bedürfen. Für Vertriebsprozesse gibt es ein solches Verfahren bislang nicht, weder von Partnerfirmen noch im SAP-Standard.

Freigabestrategien werden selbst definiert

Freigabestrategien für Angebote, Kundenaufträge, Kontrakte, Gutschriften usw. und können im MailCenter frei definiert und Freigabeverfahren für bestimmte Vertriebsbelege klassifiziert werden. Das Regelwerk mit seinen Hierarchiestufen, Betragsgrenzen und weiteren Parametern wird dazu in Tabellenform dargestellt und auf Basis dessen das Freigabeverfahren Vertrieb oder Einkauf anschließend eingerichtet.

Je nachdem welche Genehmigungswege ein Unternehmen nutzen möchte – per SAP GUI, E-Mail oder mobiler App – bietet munich enterprise software sein MailCenter in verschiedenen Versionen an, von Standard über Premium bis Enterprise. Wer das MailCenter-Freigabeverfahren noch beschleunigen will, kann zusätzlich den E-Mail-Workflow einsetzen. Mit dieser Erweiterung werden die Beteiligten sofort über einen neuen Arbeitsvorrat an anstehenden Freigaben aktiv per Mail informiert. Aus der E-Mail springt der Nutzer umgehend in die Freigabetransaktion ab, um die gesperrten Vorgänge freizugeben. Verzögerungen minimieren sich damit, Bestellungen sind schneller beim Lieferanten.

Schnellere Genehmigungsprozesse in Vertrieb und Einkauf

Einen Schritt weiter geht die mobile App (iOS und Android) für Freigabeprozesse per Smartphone oder Tablet. Sie beschleunigt die Genehmigungsprozesse in Vertrieb und Einkauf nochmals. MM- und SD-Vorgänge werden per Smartphone oder Tablet freigegeben und die verantwortlichen Personen automatisch per Push-Notification benachrichtigt. Auch eine Rücknahme von Freigaben ist über die App möglich. Während SAP-Apps das Konstrukt des Fiori Launchpads oder eines Webbrowsers benötigen, läuft die mobile App nicht nur in diesen beiden Umgebungen, sondern darüber hinaus wie eine native, direkt für IOS/Android konzipierte App.

Die mobile App ist zu 100 Prozent in SAP-Standardprozess integriert. Munich enterprise software hat sie mit den Werkzeugen des SAPUI5 Design-Baukastens entwickelt und in sogenannte Cordova-Container verpackt. Sie sind auf iOS wie auf Android einsetzbar und gehen damit über andere am Markt erhältliche Apps hinaus.