Diensthandy privat und geschäftlich nutzen – alle Fakten im Überblick

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Keine private Nutzung ohne explizite Erlaubnis

Arbeitnehmer, die ihr Diensthandy für private Zwecke nutzen möchten, sollten hierfür die Genehmigung ihres Vorgesetzten einholen. Nur mit dessen Zustimmung besteht Rechtssicherheit. Liegt nur eine Duldung vor, sind die Mitarbeiter im Streitfall in der Beweispflicht.

Für beide Seiten ist es ratsam, die Einzelheiten zur Handynutzung detailliert schriftlich festzuhalten. Die Kostenübernahme, die Datensicherheit und die Schweigepflicht sollten dabei ebenso definiert werden wie die Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit. Auf diese Weise lassen sich Missverständnisse und Fehlinterpretationen vermeiden und alle Beteiligten sind arbeitsrechtlich optimal abgesichert.

Schließt der Arbeitgeber die private Nutzung ausdrücklich aus, dürfen Mitarbeiter mit ihrem Diensthandy:

– keine privaten Telefonate führen,
– keine privaten Nachrichten verschicken,
– keine privaten E-Mails abrufen und
– das Internet oder Anwendungen nicht für private Zwecke nutzen.

Datenschutz beim Firmenhandy: Das ist zu beachten

Einer der wichtigsten Punkte bei der privaten Nutzung eines Diensthandys ist der Datenschutz. Sicheres mobiles Arbeiten muss vor allem dann gewährleistet sein, wenn auf dem Gerät sensible Daten wie Telefonnummern, interne Berichte oder Betriebsgeheimnisse gespeichert sind. Gerade der Messengerdienst WhatsApp stellt diesbezüglich ein Problem dar, weil er nicht mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu vereinbaren ist.

Bei Nutzung der App wird die gesamte Adress- und Telefonliste einschließlich Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen auf amerikanische Server übermittelt, unabhängig davon, ob die Kontakte selbst WhatsApp-Nutzer sind. Damit fehlt die datenschutzrechtliche Legitimation für die Übermittlung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 DSGVO.

Viele Arbeitgeber schränken die private Nutzung daher soweit ein, dass nur vom Unternehmen zugelassene Apps installiert werden dürfen. Zudem kann das Einwählen in öffentliche Netzwerke aus Gründen des Datenschutzes untersagt sein.

Firmenhandy kontrollieren: Was darf der Chef?

Reine Diensthandys, die nicht für die private Nutzung freigegeben wurden, darf der Arbeitgeber vollumfänglich überwachen. Es ist ihm erlaubt, Telefonate mitzuhören, E-Mails mitzulesen sowie gespeicherte Dateien wie Fotos, Videos, Textdateien und Tonaufnahmen einzusehen. Ebenso ist es zulässig, Verbindungsnachweise und besuchte Internetseiten zu überprüfen.

Im Ernstfall kann auch eine GPS-Ortung eines vertraglich ausschließlich zur dienstlichen Nutzung freigegebenen Handys rechtmäßig sein. Hierfür müssen jedoch ein triftiger Grund und das Einverständnis des Mitarbeiters vorliegen. Sind diese Voraussetzungen nicht gegeben, bedeutet die Standortüberwachung eine Verletzung der Privatsphäre und der Persönlichkeitsrechte.

Dürfen Betriebsangehörige ihr Firmenhandy privat verwenden, sind Überprüfungen durch den Arbeitgeber tabu. Stimmt ein Arbeitnehmer einer Kontrolle nicht ausdrücklich zu, muss der Chef sich an das Fernmeldegeheimnis halten.

Keine Verpflichtung zur ständigen Erreichbarkeit

Mitarbeiter, die von ihrem Arbeitgeber ein Firmenhandy erhalten haben, müssen nicht permanent darüber erreichbar sein. Nach Feierabend sowie an Sonn- und Feiertagen darf das Smartphone ausgeschaltet werden, es sei denn, der Arbeitnehmer befindet sich in Rufbereitschaft. Hierfür gibt es dann aber auch eine gesonderte Vergütung oder einen Freizeitausgleich. Während des Urlaubs bleiben reine Diensthandys am besten zuhause, um gar nicht erst in Versuchung zu kommen und gleichzeitig unnötige Risiken zu vermeiden.

Haftung bei Defekt, Verlust oder Diebstahl

Bei einer Beschädigung des Smartphones haftet in aller Regel der Arbeitgeber. Arbeitnehmer müssen nur für den Schaden aufkommen, wenn sie ihn grob fahrlässig verursacht haben. Gleiches gilt bei einem Diebstahl. Grobe Fahrlässigkeit liegt beispielsweise vor, wenn der das Handy sichtbar und für Langfinger gut erreichbar im offenen Auto liegengelassen wurde. Wird das Mobiltelefon trotz entsprechender Sicherheitsvorkehrungen entwendet, handelt es sich maximal um eine leichte Fahrlässigkeit.

Hat ein Arbeitnehmer sein Diensthandy nicht über ein Passwort oder eine PIN gesichert, kann sich der aus einem Diebstahl resultierende Schaden erheblich vergrößern. Ein bußgeldbedrohter Datenschutzverstoß nach DSGVO ist unter diesen Umständen ebenso denkbar wie das Ausspionieren von Betriebsgeheimnissen oder ein mithilfe der gestohlenen Daten ausgeführter Hackerangriff. In diesem Fall muss der Mitarbeiter nicht nur das Smartphone ersetzen, sondern haftet auch für alle aus dem Verlust entstandenen Konsequenzen.

Welche Tarife sind für Diensthandys sinnvoll?

Das kommt vor allem darauf an, in welchem Umfang das Smartphone genutzt wird. Soll das Firmenhandy einen möglichst großen Funktionsumfang bieten und gegebenenfalls als alleiniger Dienstanschluss fungieren, empfiehlt sich ein Tarif mit Allnet-Flatrate und unbegrenztem Datenvolumen.

Fazit:

Ein Diensthandy mit Option zur privaten Nutzung bietet sowohl Unternehmen als auch Arbeitnehmern einige Vorteile. Der Arbeitgeber vermeidet unkalkulierbarer Risiken, die sich aus der Verwendung von Privathandys zu Firmenzwecken ergeben. Die Mitarbeiter sparen sich die Anschaffungskosten für ein privates Handy, den mit mehreren Smartphones verbundenen Stress und bestenfalls sogar die aus der Privatnutzung entstehenden Gesprächs- und Datenverbindungskosten.

Damit aus der Bereitstellung des Firmenhandys eine beidseitige Win-Win-Situation entsteht, sollten die vom Arbeitgeber vorgegebenen Spielregeln für die Nutzung eingehalten werden. Dazu gehört auch, dass das Handy und die darauf befindlichen sensiblen Unternehmensdaten durch geeignete Maßnahmen vor Verlust und Diebstahl geschützt werden.