Kollaborative Dokumentenbearbeitung: Mehr Effektivität dank Chats & Calls direkt im Editor

Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten läuft in fast allen Teams so ab: Kollege 1 erstellt ein Dokument und beginnt mit der Bearbeitung. Ab einem bestimmten Zeitpunkt teilt er seine Arbeit mit Kollegen 2 & 3, welche ab sofort parallel das Dokument mitbearbeiten. Eifrig hinterlassen beide ihre Kommentare, Verbesserungsvorschläge und Fragen. Doch während Kollege 1 bereits an Kapitel 12 des gemeinsamen Dokuments werkelt, ist Kollege 2 noch mit der Einleitung beschäftigt – Fragen, die an dieser Stelle als Kommentar hinterlassen werden, sieht Kollege 1 nicht, ohne zunächst im Dokument mehrere Seiten hochzuscrollen. Handelt es sich dabei um wichtige Fragen, bleibt Kollegen 2 nichts anderes übrig, als den Editor zu verlassen und in das Chat-Tool des Teams zu wechseln, um Kollegen 1 hier anzuschreiben. Die Folge: beide werden aus dem Editor und damit aus ihrem Workflow herausgerissen.

Das geht jedoch auch besser: mit direkt in den Editor integrierten Kommunikationstools. Hier können sich sämtliche Mitbearbeiter über das Dokument austauschen, ohne den Editor verlassen zu müssen. Chats bleiben fest mit dem Dokument verknüpft, sodass allen Beteiligten zu jedem Zeitpunkt klar ist, zu welchem Dokument sie sich austauschen. Je nach Lösung lassen sich sogar Calls direkt im Editor organisieren, die teilweise auch mit größeren Teams und nicht an der Bearbeitung beteiligten Kollegen durchgeführt werden können.

Die Vorteile liegen auf der Hand: die Echtzeit-Bearbeitung von Dokumenten wird im Team so noch viel unmittelbarer – in Sekundenschnelle können sich Kollegen zu wichtigen Informationen austauschen, ohne aus ihrem eigenen Workflow gerissen zu werden. Werden Arbeitsergebnisse im Team präsentiert, müssen nicht erst umständlich die relevanten Links mit allen Teilnehmern geteilt werden – der Call wird direkt im Editor organisiert, sodass alle Gesprächsteilnehmer sofort einsehen können, um welches Dokument es geht.

ONLYOFFICE: Neue Integrationen für Jitsi & Rainbow liefern umfassende Chat- & Call-Funktionalitäten direkt im Editor

Eine Lösung, welche bereits jetzt die Integration von Chat-Tools direkt in die Editoren erlaubt, ist ONLYOFFICE. Die Open-Source-Plattform unterstützt über eigens dafür entwickelte Plugins die Einbindung der Kommunikationslösungen Jitsi und Rainbow. Mit diesen können Nutzer jederzeit in den Editoren von ONLYOFFICE mit anderen Team-Mitgliedern chatten, Audio- und Videokonferenzen mit Kollegen starten und lokal gespeicherte Audio- und Videoinhalte streamen. Die Plugins für Jitsi und Rainbow sind für ONLYOFFICE-Nutzer frei verfügbar und lassen sich in nur wenigen Schritten installieren. Mehr Infos zur Installation und zum Funktionsumfang finden Interessierte im offiziellen Blog des Unternehmens: hier gehts zum Beitrag zum Jitsi-Plugin, zum Rainbow-Plugin gibt es hier mehr zu lesen.