Backup-Kosten sparen

Mit der zunehmenden Zahl von Fernarbeitern und dem Bedürfnis nach mehr Flexibilität könnte der starre lokale Arbeitsplatz im Büro schon bald der Vergangenheit angehören. Neun von zehn Deutschen möchten laut einer Bitkom-Studie in Zukunft zumindest teilweise mobil arbeiten. Dies bedeutet, dass sich Unternehmen auf ein hybrides Modell einstellen müssen, um die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu maximieren und gleichzeitig die Zusammenarbeit innerhalb des Büros sowie ortsunabhängig zu unterstützen. Die IT-Umstellung auf hybride Arbeitsmodelle bedeutet jedoch nicht nur, Zugänge und Mobilgeräte einzurichten. Es bedarf auch einer akribischen Backup-Strategie. Dabei können die anfallenden Kosten hier schlagartig in die Höhe schnellen. Mit der richtigen Strategie lässt sich vieles einsparen.

Unternehmens-IT im Wandel

Dass sich Arbeitgeber und ihre IT-Teams auf das neue hybride Arbeitsmodell einstellen müssen, steht außer Frage. Denn immer mehr Geräte befinden sich physisch nicht mehr im Büro. Die Mitarbeiter sind landesweit – wenn nicht sogar global – verstreut und können von verschiedenen Standorten aus arbeiten: etwa von zu Hause, im Außendienst oder sogar immer flexibler aus dem Ausland. Das bedeutet, dass immer mehr Mitarbeiter eine VPN-Verbindung nutzen müssen. Auch kommt hinzu, dass eine verteilte Belegschaft zusätzliche Sicherheitsrisiken nach sich zieht. Diese Veränderungen führen dazu, dass die klassische Datensicherung für viele Unternehmen unzureichend wird.

Daher ist die Backup-Flexibilität in der hybriden Arbeitswelt von entscheidender Bedeutung. Die Mitarbeiter erwarten, dass ihre Daten gesichert und schnell wiederhergestellt werden können, wenn sie etwa ihren Arbeitsstandort wechseln. Klassische, vor Ort installierte Backup-Lösungen haben oft eine kostspielige und komplexe Architektur mit zusätzlichen Hardware-, Wartungs- und Arbeitskosten.

Unternehmen müssen ihre Datensicherungsstrategie überprüfen und sicherstellen, dass die Backup-Lösungen für die Fernsicherung geeignet sind. Vorsicht: Auch beim Thema Backup können Kosten- und Zeitdruck zu provisorischen Kompromissen führen. Um dies zu verhindern, sollten IT-Verantwortliche die folgenden drei Lösungsansätze in Erwägung ziehen.

Tipp 1: Cloud-Backup-Lösungen nutzen

Cloud-Backups ermöglichen es Unternehmen, aus der Ferne auf jedes Ereignis zu reagieren – egal ob Cyberangriff oder versehentlicher Datenverlust. Cloud-First-Modelle sind infrastrukturfrei, unbegrenzt skalierbar, risikoärmer und bieten nahtlose Backups beim Übergang von Endgeräten aus lokalen, Heim- und Büronetzwerken ohne VPN.

On-Premise-Backup-Lösungen sind für lokale Backups auf Hardware angewiesen, was bedeutet, dass ein wesentlicher, irreversibler Datenverlust entstehen könnte. Werden die lokalen Speicher beschädigt, sind die Daten ebenfalls in Gefahr. Die Sicherung in der Cloud gewährleistet, dass wichtige Daten schnell wiederhergestellt werden können, um kostspielige Ausfallzeiten zu vermeiden.

Eine Abhängigkeit von der Hardware bedeutet auch, dass die Sicherung vor Ort gewartet und gegebenenfalls aufgerüstet werden muss, um die schnellstmögliche Wiederherstellung zu ermöglichen. Mit Cloud-Backup muss sich ein Unternehmen keine Gedanken über die Kosten für die Hardware-Wartung, die Überwachung der Backup-Hardware oder die Anschaffung neuer Hardware machen, um datenschutzkonform und auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Cloud-Backup bietet die Flexibilität, eine Backup-Strategie vollständig zu automatisieren, Backups per Fernzugriff zu verwalten und je nach den Anforderungen im Unternehmen zwischen lokalen und Cloud-basierten Speicheroptionen zu wählen.

Tipp 2: Datei- und Ordner-Backup vs. Image-Backup

Eine häufig gestellte Frage ist, welche Art von Backup für welche Systeme verwendet werden soll. So bietet die Image-Sicherung beispielsweise eine umfassendere Lösung für die Notfallwiederherstellung, wenn kritische Systeme gefährdet sind und schnell wiederhergestellt werden müssen. Bei der Sicherung eines einzelnen Laptops oder einer Workstation hingegen ist ein Backup von Dateien und Ordnern die effizientere Methode.

Wenn IT-Teams Laptops und Workstations mit einem reinen Image-Backup sichern, werden neben den wichtigen Geschäftsdaten auch alle Anwendungen und das Betriebssystem mitgesichert. In den meisten Fällen machen die kritischen Geschäftsdaten auf den Endgeräten der Benutzer nur einen sehr kleinen Teil des insgesamt genutzten Speichers aus. So werden bei Datei- und Ordner-Backups weniger Daten im Cloud-Speicher gesichert – dies verringert auch den Zeitaufwand für die Wiederherstellung der Daten.

Wenn Unternehmen expandieren, können die Kosten für die Datenspeicherung exponentiell ansteigen. Die Verwendung von Datei- und Ordner-Backups für Rechner, die keine vollständigen Image-Backups benötigen, kann dazu beitragen, die Kosten zu senken und die Daten effizienter zu schützen. Bei komplexen Endgeräten mit geschäftskritischen Daten, zeitaufwändiger Einrichtung und komplizierter Anwendungskonfiguration ist eine vollständige Image-Sicherung jedoch immer noch die beste Lösung.

Tipp 3: Fernüberwachungs und -verwaltungslösung sparen Zeit und Geld

Da die Bedrohungen für die Datensicherheit zunehmen, sind kohärente Backup-Strategien weiterhin die erste Verteidigungslinie, wenn es um die Zuverlässigkeit von Unternehmen geht. Mit der Zunahme hybrider Arbeitsabläufe erwarten die Mitarbeiter, dass ihre Daten gesichert und im Zweifel wiederhergestellt werden können – egal von wo sie gerade arbeiten. Indem Unternehmen ihre Backup-Lösung mit einem Remote-Monitoring-and-Management- (RMM) oder Endpoint-Management-System koppeln, können sie für Transparenz sorgen. Außerdem reduzieren sie durch die Automatisierung von Backups das Risiko menschlicher Fehler im Prozess.

Durch die Kopplung zwischen Backup-Lösung und einem RMM-System können IT-Verantwortliche auch die Backup-Prozesse optimieren, da sie ein einheitliches Dashboard zur Überwachung und Verwaltung verwenden. Wenn das RMM über umfassende Selbstbedienungsoptionen verfügt, kann das IT-Team sogar Zeit und Tickets sparen, indem es den Endbenutzer ermöglicht, ihre eigenen Dateien bei Bedarf selbst wiederherzustellen.

Fazit

Hybrid- und Remote-Work wird von immer mehr Arbeitnehmern vorausgesetzt. Dazu gehört auch die Selbstverständlichkeit, von überall und jederzeit auf die Daten zuzugreifen und diese wiederherstellen zu können. Unternehmen müssen sich daher IT-seitig anpassen und kritisch hinterfragen, ob ihre derzeitigen Backup-Prozesse immer noch zukunftsfähig sind. Automatisierte Abläufe durch ein RMM-System, gezielte Datenspeicherungen statt aufwändiger Backups des kompletten Systems sowie die Nutzung einer Cloud-Backup-Lösung sorgen dafür, die Kosten überschaubar zu halten, während die asynchron und aus der Ferne arbeitenden Teams stets auf ihre Daten zugreifen können und die benötigten Daten wiederherstellbar bleiben.