Vermeiden Sie diese 6 häufigen Fehler bei der Einrichtung einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Online-Shop

Diese erleichtert Ihnen die Auftragsabwicklung durch automatisierte Prozesse. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, muss viel Überlegung in die Planung der Schnittstelle gesteckt werden. Dabei können jedoch folgenschwere Fehler unterlaufen. Um Sie vor Fehleinschätzungen zu bewahren, haben wir die wichtigsten für Sie aufgelistet.

Fehler 1: Die Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop ist deutlich komplexer als gedacht

Die Einrichtung einer Warenwirtschaft bringt technische und fachliche Herausforderungen mit sich. Technische Details können meist durch eine geeignete Software gelöst werden. Damit diese einwandfrei auf die Bedürfnisse des Shops abgestimmt ist, müssen zuvor aber wichtige Prozesse und Datentransfers definiert werden.

Vorab sollte zum Beispiel geklärt werden,

– wie eine Versandmeldung erfolgt und ausgelöst wird,
– ob in der Warenwirtschaft auch bei Datensynchronisation alle nötigen Informationen für eine ansprechende Präsentation der Artikel im Onlineshop vorliegen und
– wann der Lagerbestand abgeglichen werden muss, um Überverkäufe zu vermeiden.

Die ablaufenden Prozesse sollten nur schrittweise automatisiert werden, um erst mit dem System vertraut zu werden. Wichtige Prozesse wie die Bestellabwicklung sind dabei vor weniger wichtigen Prozessen, zum Beispiel automatisierten Retouren, zu priorisieren.

Fehler 2: Warenwirtschaft und Onlineshop wurden ohne Anforderungen angebunden

Es ist wichtig, sich im Vorfeld zu überlegen, welche Anforderungen an die Shop-Schnittstelle gestellt werden. Nur so können Sie sich für den richtigen Anbieter entscheiden und sicherstellen, dass die Schnittstelle am Ende wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.

Um die Anforderungen festzulegen, sollten in einer Stichpunktliste kurz alle Datentransfers beschrieben werden, die zwischen der Warenwirtschaft und dem Shop auftreten. Diese Liste priorisieren Sie im Anschluss und legen fest, welche Punkte unbedingt nötig sind (Muss-Anforderungen) und auf welche zur Not verzichtet werden kann (Kann-Anforderungen).

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Fehler 3: Es wurden bei der Anbindung Prozesse vergessen

Ziel einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop ist es, Arbeitsprozesse zu automatisieren. Wie bereits erwähnt, werden in aller Regel nur die wichtigsten Prozesse automatisiert und unwichtigere zumindest vorerst weiterhin manuell bearbeitet.

Um eine nachhaltige Lösung zu erreichen und wirklich sicherstellen zu können, dass alle wichtigen Prozesse automatisiert ablaufen, muss zunächst ein Überblick über alle Prozesse im Shop geschaffen werden. Dies kann zum Beispiel in Form von Diagrammen erfolgen. Auf diesem Wege kann über die Automatisierung der einzelnen Prozesse entschieden werden.

Mögliche Schritte, die dabei betrachtet werden müssen, sind zum Beispiel die Bestell- und Auftragsbestätigung, die Bearbeitung der unterschiedlichen Zahlungsarten, die Rechnungsstellung, die Lieferung sowie Retouren und Rückzahlungen.

Fehler 4: Sie verzichten komplett auf Automatisierungen

Eine Automatisierung von Prozessen in der Schnittstelle führt zu einer erheblichen Arbeitserleichterung und macht die Prozesse sicherer. Gerade bei einem steigenden Bestellaufkommen lässt sich ein Onlineshop im Zeitalter der Digitalisierung kaum noch manuell organisieren. Natürlich müssen Prozesse nicht von Beginn an automatisiert ablaufen. Die Automatisierung sollte aber bereits in der Planungsphase gründlich bedacht werden, um sie später schnell anstoßen zu können, wenn das E-Commerce-Geschäft gut angelaufen ist. So lassen sich auch hohe Bestellaufkommen im Rahmen von Werbeaktionen gut verwalten und das Unternehmen sichert sich einen Wettbewerbsvorteil.

Fehler 5: Die Artikeldaten eignen sich nicht für den Onlinehandel

In der Warenwirtschaft sind viele Artikeldaten gespeichert. Diese sind nötig, um Rechnungen korrekt auszustellen und einen guten Überblick über das Lager zu haben. Es besteht die Möglichkeit, diese Informationen auch im Shop zu verwenden und damit auf eine doppelte Datenpflege zu verzichten. In aller Regel müssen die Daten in der Warenwirtschaft für diesen Zweck aber noch ergänzt werden, zum Beispiel mit verschiedenen Varianten eines Produktes, mit Bildern oder Beschreibungen. Wenn diese Informationen vollständig vorliegen, ist eine Verwendung im Onlineshop denkbar. Allerdings ist es gerade bei Shops mit einem großen Angebot aufwändig, alle Informationen in die Warenwirtschaft zu übertragen.

Aus diesem Grund übermitteln viele Unternehmen nur bestimmte Daten aus der Warenwirtschaft an den Shop. Hierfür eignen sich jene Daten, die sich oft ändern, zum Beispiel Preise oder die Anzahl der vorrätigen Waren. Daten, die sich selten ändern, werden bei dieser Methode nur in den Shop eingegeben. Wenn sich die meisten Artikeldaten nur selten verändern, können Sie auf diesem Weg Zeit sparen.

Fehler 6: Es wurde kein Testsystem eingeplant

Testsysteme sind in vielen Situationen sehr nützlich. So können Sie nach Änderungen im Bestellprozess oder nach Updates testen, ob die Schnittstellen und Ansichten nach wie vor Ihren Anforderungen entsprechen. Dabei ist zu beachten, dass sowohl eine Testseite der Warenwirtschaft als auch des Shops nötig ist, um eine Ausfallsicherheit zu garantieren. Die Einrichtung eines Testsystems sollte dabei von Anfang an eingeplant werden. Der Wechsel zwischen dem Produktiv- und dem Testsystem sollte dabei möglichst einfach gestaltet werden.

Fazit

Die oben aufgeführte Liste gibt einen Überblick über mögliche Fallstricke, die bei der Einführung einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Online-Shop entstehen können. Sie können Sie umgehen, indem Sie Zeit in eine gründliche Planung investieren und einen guten Überblick über alle beteiligten Prozesse gewinnen. Eine gute Agentur für Schnittstellenentwicklung wird Ihnen in dieser Findungsphase helfend zur Seite stehen.