Mit IT-Asset-Management Ausgaben reduzieren

Steigende Energiekosten, Lieferengpässe, Inflation: Nicht nur Privatpersonen fangen an, ihre Ausgaben zu reduzieren. Auch Unternehmen und deren Kunden müssen kostenbewusst haushalten. Ein Kernaspekt, der nicht zu vernachlässigen ist, bildet das IT-Management. Denn die zunehmende Digitalisierung und die Fernarbeit führten laut Zendesk zu einem Anstieg von 31 Prozent der eingereichten Helpdesk-Tickets im letzten Jahr.

Im Dutzend billiger?

Die Art und Weise, wie Unternehmen ihr Geschäft führen, hat sich in den vergangenen Jahren stark verändert. Immer mehr Automatisierung und Digitalisierung erfordern es, dass sich auch der Tech-Stack mitentwickelt. Das Gute: Viele IT-Teams sehen ihr Budget steigen und implementieren immer mehr Tools. Das Schlechte: Mehr Tools verringern allerdings (noch) nicht den Workload der Teams. Allein die schiere Menge macht es schwer, den Überblick zu behalten und den Tech-Stack effizient zu managen.

Bestehende Teams müssen sich zusätzlich um neue Tools kümmern, sie einrichten, warten und Probleme anderer Mitarbeiter lösen: Die Arbeit, die neue Software an der einen Stelle übernimmt, kommt an der anderen wieder hinzu. Dazu kommt, dass neue Tools auch das IT-Budget beanspruchen – gegebenenfalls muss dann beispielsweise am Helpdesk gespart werden. Auch die Fluktuation am Arbeitsmarkt stellt Unternehmen vor Herausforderungen.

Gerade wenn viele, oder gar alle, Mitarbeiter remote arbeiten, müssen eine Menge Geräte neu eingerichtet, formatiert, Benutzerkonten angelegt und gelöscht oder Zugangsberechtigungen gegeben oder entzogen werden. Gilt es all das zu bewältigen, entsteht daraus auch ein weiteres Problem: Durch den hohen Workload kommt es immer häufiger zu Burnout. Das ist vor allem schlecht für die Betroffenen – bringt aber auch das Unternehmen nicht weiter.

Management macht munter

Es reicht also nicht, einfach alles zu digitalisieren. Alles Digitalisierte muss auch entsprechend organisiert und verwaltet werden. Hier kommt IT-Asset Management (ITAM) ins Spiel. Unter diesem Begriff werden alle Prozesse zusammengefasst, die die Gesamtheit der IT-Assets, also Hardware und Software, managen. Üblicherweise wird die Verwaltung über eine spezielle Software gesteuert. ITAM schafft in erster Line eine Überblick darüber, aus welchen Einzelteilen der Tech-Stack besteht und wie sie zusammenhängen.

Der Überblick erleichtert es dann deutlich, Probleme zu lösen und das System zu optimieren: Sicherheitslücken und -bedrohungen können schneller erkannt und bekämpft, unnötige Ausgaben schneller erkannt und verhindert werden. Auch die Instandhaltung der Hardware wird erleichtert und was ansonsten auf dem Müll landet, bekommt ein längeres Leben. Alles in Allem erhöht ein gutes ITAM dadurch die Effizienz im Unternehmen; es kommt zu weniger Downtimes, effektiveren Workflows und nicht zuletzt werden die IT-Teams enorm entlastet und können sich so den wirklich wichtigen Aufgaben widmen.

Praxistipps

IT-Asset Management ist ein andauernder Prozess – einfach eine neue ITAM-Software zu installieren, schafft nur wenig bis gar keine Abhilfe. Also folgen hier ein paar Praxistipps, wie Unternehmen ihr ITAM am besten umsetzen und am Laufen halten:

1. Unmittelbares Monitoring

Alle neuen Geräte und Softwares sollten direkt registriert und ins ITAM-System eingepflegt – und von da an konsequent gemonitored werden. So ist sichergestellt, dass der Überblick von Beginn an vorhanden ist und auch mit der Zeit nicht verloren geht.

1. Automatisierung

Es gibt nicht viel, das den ITAM-Prozess runder laufen lässt, als Automatisierung. Gerade für wiederkehrende Aufgaben bietet sie sich an: Regelmäßige Systemchecks und automatische Alerts erübrigen eine mühsame Fehlersuche von Hand. Die IT-Teams können sich dann auf die Lösung der Probleme konzentrieren.

1. Assets priorisieren

Der Server mit allen Dokumenten ist natürlich deutlich kritischer für Unternehmen, als die USB-Maus einzelner Mitarbeiter. Im Vorfeld eine „Rangliste” zu erstellen, in der alle Asserts nach Wichtigkeit sortiert sind, hilft, schneller Entscheidungen zu treffen, wenn mehrere Vorfälle gleichzeitig Aufmerksamkeit brauchen. Dadurch sinkt insgesamt auch die Downtime der Systeme.

1. Lifecycle Management

Die Lebensspanne eines Assets ist essentiell, um zu entscheiden, wie lange ein Gerät genutzt und wann es entsorgt werden soll. Das Leben eines IT-Assets besteht aus fünf Phasen: Anforderung, Anschaffung, Einsatz, Wartung und Entsorgung. Die Prozesse der einzelnen Phasen zu optimieren, kann die maximale Nutzungsdauer der Assets deutlich erhöhen.

1. Eine ITAM-Software verwenden

All das umzusetzen kann ein komplexes Unterfangen sein. Eine ITAM-Software oder ein IT-Management-Tool, das ITAM abdeckt, ist darauf ausgerichtet, alle ITAM-Prozesse zu vereinfachen und zu verschlanken. In ihr sind beispielsweise die Tools für das Monitoring enthalten oder ein Dashboard, über das das Management einfach und übersichtlich umgesetzt werden kann. Kombiniert mit zum Beispiel Patch Management, Backups oder Endpoint Management kann das ITAM sogar noch effektiver werden.

Opt-In für die Zukunft

Ein effizienter Tech-Stack spart den Teams und Tools einiges an Zeit – am Ende bares Geld. Ganz plakativ gesagt, kann bereits weniger Zeit und ergo Strom zur Bearbeitung einer Aufgabe, am Ende eine geringere Stromrechnung bedeuten. Auch Mitarbeiter müssen nicht mehr dafür bezahlt werden, sich händisch durch die Logs einzelner Tools zu wühlen, bis der Fehler endlich gefunden ist, ganz nebenbei sinkt die Wahrscheinlichkeit für Burnout. Am wichtigsten auf dem Weg zu einem effizienten ITAM ist die Automatisierung. Gerade sie nimmt den IT-Teams die meiste Arbeit ab – und bietet zusätzlich Verlässlichkeit bei monotonen oder wiederkehrenden Aufgaben. Eine ITAM-Software hilft dabei, alles zu organisieren, einzurichten und später übersichtlich zu verwalten. Unternehmen können den steigenden Kosten also entgegen treten, indem sie mit der Hilfe von effizientem ITAM die eigene IT verschlanken und optimieren.