Templates unterstützen KMUs bei Prozessoptimierung

KMUs nutzen heute ERP-Lösungen aus der Cloud. Von durchgängig digitalen Prozessen ist aber bei manchen KMUs dennoch nicht zu sprechen. Das gesamte Potenzial einer ERP-Lösung wird oft nicht genutzt. Bisweilen fehlen rund um Kernfunktionalitäten weitere digitale Optionen. Fertige Digitalisierungstemplates können für Abhilfe sorgen. Sie machen es möglich, digitale Prozesse Schritt für Schritt, konkret und praxisbezogen, in immer mehr Unternehmensbereichen zu etablieren. Integriert in ein ERP ist sichergestellt, dass keine Insellösungen entstehen, sondern ein kohärentes, integriertes und dennoch offenes System. Gleichzeitig vermeidet ein schrittweises Vorgehen die Gefahr, sich an einer großangelegten und teuren Digitalisierungsstrategie zu verheben.

Was sind Digitalisierungstemplates?

Digitalisierungstemplates sind fertige, aber anpassbare Webportale, die Daten aus dem Cloud ERP-System auch externen Firmen und Personen direkt verfügbar machen und einen einfachen Datenaustausch ermöglichen. Ein Beispiel sind Tools der digital.xtra Serie von myfactory. Sie vereinfachen und beschleunigen Unternehmensprozesse. Wo zuvor händisch mit Papier und Drucker oder auf andere Art und Weise mit althergebrachten, analogen Verfahren gearbeitet wurde, übernehmen digitale Werkzeuge den Job. Weiterhin sind es kleine, smarte Lösungen, die ein konkretes Problem aus der Welt schaffen.

Damit kein unverbundenes Sammelsurium verschiedener, digitaler Lösungen entsteht, ist die Integration von Digitalisierungslösungen in ein übergeordnetes, führendes System unerlässlich. Für KMUs besonders geeignet sind hier ERP-Lösungen aus der Cloud. Denn diese sind im Vergleich zu herkömmlichen, lokal installierten Systemen nicht nur die deutlich kostengünstigere Alternative, sie bringen auch die für Templates geeigneten, technischen Voraussetzungen mit. Grund sind die offenen, webbasierten Standards, auf denen moderne Cloud-ERPs basieren. Dort greifen die einzelnen Module technisch ineinander, sind voll integriert, nutzen den gleichen Datenbestand und bieten überall das gleiche Look & Feel. Entsprechend unproblematisch integrieren sich auch Digitalisierungstemplates in eine solche Umgebung.

Einsatzszenarien für Templates

Das Spektrum möglicher Einsatzszenarien ist groß. Grundsätzlich geht es aber immer darum, analoge Prozesse ohne großen Aufwand und ohne hohe Kosten in die digitale Welt zu überführen. Zum Teil bereits verfügbare Templates liefern einen Eindruck, was damit gemeint ist.

Angebotsverwaltung

Angebote sind zu prüfen, es werden Rückfragen gestellt, sie sind anzunehmen oder abzulehnen. Geschieht dies über den Browser in der vertrauten Umgebung eines ERPs, werden zahlreiche manuelle Aufgaben obsolet. Denn da es im System keine Brüche mehr gibt, entfällt beispielsweise die zeitaufwändige Suche nach fehlenden Informationen komplett.

Terminverwaltung

Sind passende Terminmöglichkeiten für mehrere Personen zu suchen und erfolgt die dafür erforderliche Abstimmung über ein passendes Zeitfenster telefonisch oder via E-Mail, ist der damit verbundene Aufwand nicht selten beachtlich. Mittels Digitalisierungstemplate werden einfach nur für beide Seiten wirklich verfügbare Termine in einem Link verschickt und mit einem Klick ist der passende Termin gefunden. Aber auch deutlich darüber hinausgehende Möglichkeiten sind denkbar. Kunden und Geschäftspartnern können offene Terminfenster angeboten werden, etwa von Support- und Servicemitarbeitern, die an einem oder mehreren fixen Terminen pro Woche Wartung oder Telefonsupport anbieten. Denkbar ist die Nutzung eines derartigen Templates auch durch Gruppen, sodass Mitarbeiter mit ähnlichen Qualifikationen in einem Pool zur Verfügung stehen.

Service- und Support

Die zügige Bearbeitung von Service- und Supportfällen lässt sich oft durch eine bessere Einbindung von Kunden deutlich optimieren. Denkbar ist beispielsweise ein Portal, das Formulare mit Pflichtfeldern und nützlichen Informationen zur Erstellung von Servicetickets anbietet. Dies reduziert Rückfragen, erhöht den Komfort und steigert die Kundenzufriedenheit. Weiterhin sollte ein Nutzer jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand von Tickets einsehen können, um bei Bedarf Ergänzungen liefern zu können.

Geräteverwaltung

Wer Geräte verwaltet, hat meist besondere Anforderungen an den Service. Auch hier kann ein Portal hilfreich sein. Zu denken ist an die Bereitstellung von Informationen, etwa zu Füllständen, Seriennummern oder passenden Ersatzteilen. Oder eine einfache, schnelle Abfrage des Gerätestandortes. Eine andere Option könnte die Geräteverwaltung im Verbund mit vorhergehenden Bestellungen oder bestehenden Wartungsverträgen sein. Und auch die Verknüpfung von Geräten und Supportfunktionen in einem Portal könnte die Arbeit an zahlreichen Stellen erleichtern.

Vertreterportal

Externen Vertreter eines Unternehmens könnten damit die Möglichkeit erhalten, direkt beim Kundenbesuch oder unmittelbar nach einer abgeschlossenen Verhandlung Bestellungen im Namen des Kunden in Auftrag zu geben, ohne dass ein direkter Zugriff ins ERP eingerichtet werden muss. Motivierende Features wie eine Provisionsübersicht könnten ein derartiges Portal ergänzen.

Lieferantenportal

In der Zusammenarbeit mit engen Lieferanten existieren zahlreiche Vorgänge, für die sich digitalisierte Prozesse anbieten würden, seien es Preisanfragen, die Bestätigung von Lieferterminen oder auch die Bestätigung einer Bestellung durch den Lieferanten via Weblink.

Timo Bärenklau

ist Country Manager Deutschland, Österreich und Niederlande von myfactory International.