Auch für den Einzelplatz geeignet: das SmartDocs Dokumentenmanagementsystem der DMSFACTORY. Abb. DMSFACTORY
Viele Dokumentenmanagementsysteme richten sich in ihrer Funktionalität und Ausführung an den Bedürfnissen von großen Unternehmen und Konzernen aus. Mit dem DMS und Archivsystem SmartDocs bietet die DMSFACTORY ein System, das alle relevanten Funktionen in einer schlanken, intuitiven Nutzeroberfläche vereint – sofort einsatzbereit und schon für den Einzelplatz geeignet.
„Wir wollten ein zentrales System, in dem sich die rechtskonforme Verwaltung und Archivierung großer Mengen digitaler Dokumente und Akten abbilden lässt, das gleichzeitig aber einen möglichst geringen Implementierungs- und Konfigurationsaufwand hat und auch schon ab einem Nutzer effizient ist – das haben wir damals mit SmartDocs geschafft!“, erklärt Jörg Loring, Professional Service bei der DMSFACTORY.
Nun gibt es ein neues Feature: Zusätzlich zur nahtlosen Verwaltung und Archivierung ermöglicht SmartDocs auch das Visualisieren und Bearbeiten von E-Rechnungen als XRechnungen. So werden diese mit Hilfe eines Importprofils als E-Rechnung erkannt und automatisch verschlagwortet. Außerdem bietet SmartDocs neben dem Zugriffsschutz auch die Möglichkeit der Private Encryption, um sensible Daten mit möglichst wenig Aufwand schützen zu können. Einzelne Archivbereiche lassen sich dabei verschlüsseln, sodass nur autorisierte Personen Zugriff erhalten.
„Wir haben die Herausforderungen, vor denen der kleine Mittelstand steht, erfasst und entsprechende Lizenzpakete in unser Portfolio aufgenommen“, so Jörg Eckhard, Vertriebsleiter der DMSFACTORY.
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