Arbeitsagentur startet Projekt elektronische Akte

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) hat in der Regionaldirektion Sachsen-Anhalt-Thüringen ein Pilotprojekt namens „eAkte“ (elektronische Akte) gestartet. IBM liefert dafür ein Dokumentenmanagement-System auf Basis von FileNet P8 und Projektberatung. Die Deutsche Post ist für das Einscannen der Dokumente zuständig.

In der ersten Phase werden rund 4000 Mitarbeiter der BA mit dem neuen System arbeiten. Der Verwaltungsrat und der Vorstand der BA wollen nach sechs Monaten über den Einsatz in allen zehn Regionaldirektionen entscheiden. Verläuft der Test erfolgreich, will man das Projekt im kommenden Jahr auf ganz Deutschland ausweiten. Dann werden etwa 40.000 Nutzer Zugriff auf die Plattform haben und zehn Scan-Zentren in Betrieb sein.

„Bisher betreiben wir erheblichen Aufwand zum Beispiel für die Lagerung und den Transport von Akten in den Arbeitsagenturen“, sagt BA-Vorstandsmitglied Raimund Becker. „Wenn diese Unterlagen nun in elektronischer Form vorliegen, können wir Kosten und Zeit sparen.“ Die eAkte erlaube zudem – anders als Papierakten – den gleichzeitigen Zugriff von berechtigten Mitarbeitern auf Dokumente. Laufwege und Aktensuche gehörten der Vergangenheit an.

Die technisch-organisatorische Klammer für das digitale Dokumenten-Management liefert IBM in Form von FileNet8 mit standardisierten Schnittstellen für alle IT-Fachanwendungen. IBM entwickelte für die BA zudem eine maßgeschneiderte Bedienoberfläche.

Die BA hat bundesweit ein enormes Akten-Volumen zu bewältigen: Zu den 22,2 Millionen Kundenakten kommen nach Angaben der Behörde täglich 260.000 neue Dokumente hinzu. Eine Herausforderung auch für die Digitalisierung. Mit jedem ihrer Hochleistungsscanner schafft die Deutsche Post etwa 10.000 Blatt pro Stunde. Die eingescannten Dokumente werden dann durch Mitarbeiter der BA signiert und per sicherer Datenleitung an das eAkte-System übertragen.