Docuware bietet Dokumentenmanagement nun auch als Service an

Docuware bietet sein Dokumentenmanagementsystem nun auch als Software-as-a-Service an. Das Angebot namens DocuWare Online erlaubt es, Papierunterlagen, E-Mails, Dateien und elektronische Belege in der Cloud zu archivieren und zu bearbeiten. Die Anzahl der Benutzer in einem Unternehmen ist unbegrenzt. Die Preise sind nach der Anzahl der Dokumente gestaffelt.

Mit Docuware Online lassen sich Dokumente revisionssicher ablegen, suchen, anzeigen, downloaden, bearbeiten und in Geschäftsprozesse einbinden. Alle Funktionen stehen im Browser zur Verfügung. Der Zugriff ist laut Docuware von PC, Smartphone oder Tablet möglich.

Teil des Webclients der SaaS-Lösung von Docuware (Bild: Docuware).

Aus Windows-Applikationen heraus können Dokumente über den „Speichern unter“-Dialog im Windows Explorer Client abgeleget und automatisch indexiert werden. Das Onlinearchiv ist aber auch in andere bereits im Unternehmen vorhandene Anwendungen integrierbar. Dies übernehmen Partner des Anbieters.

Das SaaS-Angebot arbeitet zudem mit gängigen Multifunktionssystemen zusammen. Für einige Geräte wird Docuware spezielle Integrationsfunktionen anbieten. Geplant sind derzeit Anbindungen an multifunktionale Kopiergeräte von Hewlett-Packard, Ricoh, Sharp, Toshiba und Xerox.

Für Sicherheit sorgt die redundante, verschlüsselte Speicherung der Dokumente. Zugriff auf die Daten ist ausschließlich per SSL und HTTPS möglich. Außerdem hat Docuware ein proprietäres Verfahren für den Zugriffsschutz eingerichtet – sowohl für die Anwender als auch innerhalb seiner Rechenzentren.

Docuware Online erlaubt den unbeschränkten, unternehmensweiten Einsatz mit allen Funktionen des Dokumentenmanagementsystems. Die Preise sind nach der Anzahl der Dokumente gestaffelt, die gespeichert werden können. Das Professional-Paket für 490 Euro pro Monat umfasst 100.000 Dokumente. Für jeweils 1000 weitere Dokumente werden drei Euro zusätzlich berechnet. Im Enterprise-Paket für 990 Euro sind 500.000 Dokumente enthalten. Dabei kosten jeweils weitere 1000 Dokumente 1,50 Euro. Firmen können Docuware Online 30 Tage lang kostenlos in vollem Umfang testen.

Anbieter von Dokumentenmangementystemen hielten sich bisher beim Cloud Computing auffällig zurück. Docuware ist jetzt einer der ersten, der den Schritt zu einem SaaS-Angebot wagt. Das ist aber auch notwendig, denn die Branche gerät von mehreren Seiten unter Druck. Einerseits nehmen ERP-Anbieter wie Sage und Comarch DMS-Funktionen in ihre SaaS-Angebote für den unteren Mittelstand auf, um diese Klientel möglichst mit Komplettlösungen aus einer Hand zu versorgen. Andererseits sehen die großen Cloud-Provider Archivierung als eine Möglichkeit, Kunden, die in erster Linie transaktionale Systeme nicht in die Cloud geben wollen, für ihre Angebote zu interessieren.