SharePoint als Grundlage für die digitale Personalakte

Auch Personalabteilungen stehen vor der Aufgabe, ihre Arbeit und ihre Arbeitsabläufe möglichst effizient zu gestalten. Dazu zählen einerseits die üblichen administrativen Aufgaben, andererseits aber häufig auch das sogenannte Wissensmanagement, also die Dokumentation, Verteilung und die Bereitstellung von Wissen. Eine weitere Aufgabe ist die Personalentwicklung durch bedarfsgerechte Fort- und Weiterbildungen. Eine Möglichkeit, wie Personalabteilungen die bewältigen können, ist die Einführung der digitalen Personalakte auf Basis von Microsoft SharePoint.

Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen, die keine so umfassende Software wie zum Beispiel SAP HR benötigen, eignet sich SharePoint als Plattform für Kollaboration, Dokumenten- und Content-Management. Dazu kommen Features wie ein Windows Look-and-feel und komfortables Single-Sign-on, was eine hohe Akzeptanz durch die Mitarbeiter zur Folge hat.

Michael Bark, der Autor dieses Gastbeitrags für ZDNet, ist Mitgründer und einer der Geschäftsführer des Hamburger Beratunsg- und Dienstleistungsunternehmens Evodion (Bild: Evodion GmbH).

Auch die Nutzung ist in der Regel intuitiv und bedarf keiner aufwändigen Schulungen. Je nach Bedarf ist die Plattform in drei Varianten erhältlich, wobei die Einstiegsversion SharePoint Foundation sogar kostenlos zur Verfügung steht. Sie reicht die Einführung der digitalen Personalakte bereits ausreicht.

Die browserbasierte Anwendung benötigt keine lokalen Installationen auf den Rechnern der Mitarbeiter. Ein weiterer Vorteil von SharePoint ist die hohe Integration von Microsoft Office, Outlook sowie von Blogs, Teamsites oder Wikis. Ein Volltext-Index ermöglicht das schnelle und unkomplizierte Auffinden gesuchter Informationen – unabhängig davon, ob diese in Form eines Textdokuments, einer E-Mail, eines Termins, einer Powerpoint-Präsentation oder eines Wiki-Beitrags vorliegen.

Desweiteren bietet SharePoint sehr granulare Einstellungen im Hinblick auf Rollenzuordnung und Rechtevergabe, was insbesondere im Personalbereich unverzichtbar ist, da hier durchweg mit Daten umgegangen wird, die dem Datenschutz unterliegen. In diesem Zusammenhang profitieren Anwender auch von der Rechtssicherheit, die SharePoint bietet: Bereits 2008 wurde die zu diesem Zeitpunkt aktuelle Version, Microsoft Office SharePoint Server 2007, durch eine internationale Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hinsichtlich GDPdU, GoBS und AO geprüft.

Vorteile der Digitalen Personalakte

Das Herzstück der Personalarbeit ist die Personalakte. Weil diese personenbezogene und teils besonders schützenswerte Daten enthält, muss sie unter Verschluss gehalten werden und darf nur einem autorisierten Personenkreis zugänglich sein. Mit klassischen Papierakten sind diese Anforderungen kaum noch zu erfüllen. Datenschutzgesetz, regulatorische Anforderungen und unternehmensinterne Compliance-Vorgaben, die Vertraulichkeit hinsichtlich Gehaltsvereinbarungen oder Abmahnungen sowie der angemessene Umgang mit Bewerbungskorrespondenz, lassen sich heute im Grunde nur noch mit einem IT-gestütztem System meistern.

SharePoint erfüllt sowohl die rechtlichen als auch die funktionalen Anforderungen und ist daher eine geeignete Basis für die digitale Personalakte. Die revisionssichere Aufbewahrung hat hier einen besonders hohen Stellenwert: Alle Dokumente werden versioniert, mit Metadaten wie Autor, Schlagworten, Erstellungs- und Veränderungsdatum versehen und gespeichert.

Automatisch erstellte Sicherungskopien schützen vor Verlust. Im Unterschied zur Ablage in einer herkömmlichen Ordnerstruktur werden alle digitalen Formate durch den Suchindex erfasst, inklusive der E-Mail-Korrespondenz. So befinden sich sämtliche Daten eines Mitarbeiters – vom Bewerbungsanschreiben bis zum Arbeitszeugnis nach dem Ausscheiden – in einem System und lassen sich jederzeit schnell auffinden.

Im Zentrum der digitalen Personalakte steht der elektronische Aktenschrank mit den papierlosen Akten inklusive virtuellem Aktendeckel. Hierin befinden sich sämtliche Office-Dokumente und gescannte Dokumente, zum Beispiel Zeugnisse, Ergebnisse von Weiterbildungslehrgängen, Protokolle von Mitarbeitergesprächen, Verträge sowie eingehende beziehungsweise ausgehende Korrespondenz zu einem Vorgang. Die digitale Personalakte lässt sich bei Bedarf auch parallel von mehreren Mitarbeitern bearbeiten – das spart Kopierkosten und vermeidet Verzögerungen bei der Bearbeitung.

Auch Medienbrüche entfallen, wodurch Prozesse deutlich effizienter werden. Gleichzeitig sinkt die Fehlerquote, da weniger Daten manuell zu erfassen sind. Nicht zuletzt ist die digitale Personalakte zukunftssicher: sie kann auf allen Windows-Server-Betriebssystemen laufen, auch in einer virtualisierten Umgebung, sie ist Cloud-ready, lässt sich von allen gängigen Browsern aus bedienen und ermöglicht auch den Zugriff per Tablet.

Automatisierte Workflows

Die komplette Personalakte allein in SharePoint anzulegen schöpft das Potenzial jedoch nicht völlig aus. Ein Beispiel dafür ist der Recruiting-Prozess: Zu der ausgeschriebenen Stelle gehört in der Regel eine Stellen- und Arbeitsplatzbeschreibung sowie die Zuordnung zu einem Tarif oder die Einordnung in eine Gehaltsstufe. Auch diese Daten lassen sich in SharePoint hinterlegen und stehen somit dem Sachbearbeiter jederzeit, im richtigen Kontext und in der aktuell gültigen Version zur Verfügung.

Grundsätzlich gilt, dass Vorgänge in der Personalarbeit nicht statisch sind, sondern sich durch eine hohe Dynamik auszeichnen – ein Merkmal, welches die eingesetzte Software natürlich auch abbilden muss. Ein Beispiel hierfür ist die Meldung von Daten an Dritte, etwa an den Sozialversicherungsträger. Weitere typische Aktivitäten sind regelmäßig anfallende Vorgänge wie Mitarbeitergespräch, Zielvereinbarung, Leistungsbeurteilung und entsprechende, daraus abgeleitete Maßnahmen.

In diesen üblicherweise zyklisch organisierten Vorgängen müssen Aktivitäten gestartet und in der Regel auch Ergebnisse entgegengenommen und dokumentiert werden. Das Gleiche gilt für unregelmäßig vorkommende Ereignisse, etwa bei Elternzeit. Ein erfahrener Dienstleister wird die Workflows, die sich aus diesen Vorgängen ergeben, gemeinsam mit dem Anwender definieren und entsprechend im System programmieren und hinterlegen. So können bestimmte Prozesse – etwa Benachrichtigungen an zuständige Verantwortliche verschicken – automatisiert ablaufen.

Dadurch ist sichergestellt, dass jeder Vorgang gemäß den gesetzlichen Vorgaben abläuft und auch interne Compliance-Regelungen eingehalten werden. Darüber hinaus lassen sich mit SharePoint auch persönliche Terminplaner und Gruppenkalender in diese Prozesse einbinden und Wiedervorlagen verwalten, sodass Fristen verlässlicher eingehalten werden. Ebenso wird ein kompetenter Integrator Vertreterregelungen und Eskalationsstufen einrichten, um Verzögerungen im Workflow so gering wie möglich zu halten.

Kollaboration und Wissensmanagement

Eine Personalabteilung profitiert durch den Einsatz der Digitalen Personalakte von effizienteren, medienbruchfreien Prozessen und einem schnellen Zugriff auf stets aktuelle Daten. Aber SharePoint-basierte Lösungen bieten eine weitere wertvolle Funktion, die zunehmend die Geschwindigkeit und Qualität von Geschäftsprozessen beeinflusst: die Kollaboration.

Für die Personalabteilung bedeutet dies beispielweise die Zusammenarbeit mit dem Fachbereich, der Personal- oder Fortbildungsbedarf anmeldet; oder mit der Unternehmensführung, die eine Personalpolitik mit abgeleiteter Strategie vorgeben. Nicht zuletzt zählt dazu auch das Bewerbermanagement – Interessenten finden den Weg zu einem Unternehmen immer häufiger über digitale Anzeigen und Social-Media-Plattformen. Auch hier bietet SharePoint die notwendigen Features, um diese Kanäle zu integrieren.

Bei der wichtigen Aufgabe, das Wissen im Unternehmen zu dokumentieren und an die richtigen Mitarbeiter zu verteilen, sind Ansätze mit dedizierten Applikationen immer wieder gescheitert. Die Gründe hierfür sind häufig mangelnde Akzeptanz der Mitarbeiter, etwa aufgrund unbekannter Benutzeroberflächen, umständliche Handhabung oder unkomfortable Log-in-Anforderungen.

Mit SharePoint als integrierter Plattform lassen sich diese Hürden überwinden. Durch die hohe Integration von Microsoft Office und anderen Elementen wie Wikis, Blogs und Teamsites, erreichen Personalabteilungen ihre Zielgruppen ohne Einstiegshürden. Das macht sich insbesondere im Bereich der Fort- und Weiterbildung positiv bemerkbar. Denn nicht immer sind externe Veranstaltungen hier zielführend – das vorgegebene Timing und die Kursgeschwindigkeit orientieren sich häufig nicht an den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen der Teilnehmer.

Dennoch ist die kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeiter wichtig. Zum einen für das Unternehmen selbst, um durch gut ausgebildete Mitarbeiter die eigenen Ansprüche an Qualität und Innovationsfähigkeit zu erfüllen. Zum anderen lassen sich durch entsprechende Maßnahmen aber auch die Mitarbeiter halten, die konkrete Vorstellungen an eine berufliche Weiterentwicklung haben.

Um diesem Bedarf nachzukommen, setzen inzwischen viele Unternehmen E-Learning Modelle ein, bei denen jeder Teilnehmer selbst Lernzeitpunkt und -geschwindigkeit bestimmt. Ein erfahrener Dienstleister kann derartige E-Learning-Angebote in die SharePoint-basierte Personalakte integrieren. So entsteht ein intelligentes, transparentes und jederzeit nachvollziehbares Zusammenspiel zwischen der Veranlassung von Fortbildungsmaßnahmen, der Messung der Ergebnisse und der abschließenden Auswertung.