Admin-Tipps für Office 365

Office 365 ermöglicht vielfältige Einstellungsmöglichkeiten für Anwender und Administratoren. Kostenlose Zusatztools und die PowerShell helfen dabei, Office 365 optimal zu konfigurieren.

von Thomas Joos am 16. März 2016 , 06:02 Uhr

Office 365 bietet für Unternehmen und Anwendern zahlreiche Möglichkeiten für Kommunikation und Datenspeicherung. Mit kostenlosen Zusatztools wird die Verwaltung und Bedienung einfacher.

Microsoft Office 365 Support and Recovery Assistant

Microsoft Office 365 Support and Recovery Assistant (SaRA) eignet sich, um Probleme bei der Anbindung an Office 365 zu lösen. Das entlastet Administratoren, da diese sich nicht um jedes Problem kümmern müssen, welche die Anbindung von Clients an Office 365 betreffen. Im ersten Schritt laden sich Anwender die Installationsdatei von SaRA herunter und starten die Installation.

Nach dem Start lädt der Installationsassistent noch weitere Dateien und installiert das Tool auf dem Rechner. Microsoft erweitert ständig die Möglichkeiten von SaRA. Daher versucht der Assistent bei jedem Start des Tools aktuelle Programmdateien herunterzuladen. Stehen auf den Microsoft-Servern neue Versionen zur Verfügung, dann arbeiten die Anwender auch automatisch mit dieser, da der Assistent diese vor dem Start herunterlädt. Eine erneute Installation ist dabei aber nicht notwendig.

Die Installation von Microsoft Office 365 Support and Recovery Assistant ist in wenigen Sekunden abgeschlossen (Screenshot: Thomas Joos).

Sobald die Anmeldung erfolgt ist, bietet SaRA verschiedene Assistenten an, die bei der Anbindung an Office 365 helfen. Hier müssen sich Anwender nur durch die einzelnen Problemstellungen durchklicken. Im Fenster stehen Assistenten für die Installation von Office, für die Konfiguration von Outlook, die Konfiguration von Smartphones, aber auch die Anmeldung an Outlook Web App zur Verfügung.

Wählen Anwender einen Bereich für die Fehlerbehebung aus, erscheinen auf den nächsten Seiten weitere Auswahlmöglichkeiten zur Eingrenzung des Problems. Office 365 SaRA liefert nach der Auswahl des Problems aber nicht nur Anleitungen wie sich das Problem lösen lässt, sondern kann auf dem PC auch gleich das eigentliche Problem selbst beheben.

SaRA kann Anwendern bei Problemen mit Office 365 helfen (Screenshot: Thomas Joos).

Virenangriffe auf Office 365 analysieren – Mail Protection Reports for Office 365

Häufig sind Viren schuld an Problemen bei der Anbindung an Office 365 oder Problemen im System. Microsoft bietet eine vorgefertigte Excel-Datei an, mit der Administratoren genau analysieren können, wie viele Viren und Spams in die Postfächer eingegangen sind. Auch weitere Analysen zum E-Mail-Verkehr lassen sich mit der Tabelle durchführen. Mit dem kostenlosen Tool „Mail Protection Reports for Office 365 – Deutsch“  können Administratoren eine umfassende Analyse der Virenangriffe auf Office 365 durchführen. Nach dem Start verbindet sich die Tabelle mit dem Office 365-Abonnement, liest die Daten ein und arbeitet diese auf. Für die Analyse muss auf dem Rechner Excel 2013 installiert sein sowie das .Net Framework 4.5. Excel 2016 wird noch nicht unterstützt.

Office 2013 oder Office 2016-Installationsdateien aus Office 365 laden

Abonnementen von Office 365 mit Lizenzierung des Office-Paketes können ihre Rechner von Office 2013 zu Office 2016 kostenlos aktualisieren.  Wird über das Webportal eine Installation durchgeführt, installiert der Assistent Office 2016 und entfernt Office 2013, ohne Rückmeldung. Während der Installation gibt es keine Auswahlmöglichkeiten, sondern der Assistent installiert Office 2016. Die Einstellungen der älteren Office-Version werden dabei übernommen, das gilt auch für die E-Mail-Profile von Outlook. Allerdings ist Office 2013 anschließend auf dem Rechner nicht mehr verfügbar.

Wollen Anwender aus dem Office 365 Portal weiterhin Office 2013 installieren, müssen sie das über einen Umweg machen. Microsoft stellt dazu die App „Office 2013 Deployment Tool for Click-to-Run“  kostenlos zur Verfügung. Das Tool ist auch hilfreich, wenn Probleme mit Office 2016 auf einem Rechner bestehen.

Office 365 Mobile Device Management

Unternehmen, die auf Office 365 setzen, können Mobile Device Management-Funktionen nutzen, um die Endgeräte der Anwender abzusichern und zu verwalten. Neben Funktionen der mobilen Betriebssysteme, lassen sich auch Anwendungen verwalten, zum Beispiel Unternehmens-Apps oder Microsoft Office-Apps. Die MDM-Funktionen in Office 365 unterstützen Windows Phone, Windows 10 for Mobile, Android und iOS. Alle unterstützten Funktionen, und die jeweils kompatiblen Einstellungen listet Microsoft in der TechNet auf. Standardmäßig sind die Funktionen allerdings nicht aktiv. Im Office 365 Admin Center sind die Einstellungen im Administratorbereich über Mobile Geräte zu finden. Mit der Schaltfläche Beginnen startet die Einrichtung des Dienstes.

Nach der Aktivierung von Office 365 MDM sind die Einstellungen über den Bereich „Mobile Geräte“ im Office 365 Admin Center zu finden (Screenshot: Thoma Joos).

Sobald MDM generell einsatzbereit ist, lassen sich Geräterichtlinien erstellen, die wiederum den Anwendern zugewiesen werden. Die Einstellungen dazu sind über Gerätesicherheitsrichtlinien und -zugriffsregeln verwalten zu finden.

Die Sicherheitsrichtlinien in Office 365 verbessern die Sicherheit der Endgeräte (Screenshot: Thoma Joos).

 

Im Compliance Center von Office 365, das über den Bereich Administrator\Compliance erreichbar ist, steht über Geräteverwaltung auch der Link Organisationsweite Gerätezugriffseinstellungen verwalten zur Verfügung. Hier lässt sich festlegen wie sich Office 365 verhalten soll, wenn ein Gerät nicht mit den Einstellungen kompatibel ist, die über Gerätesicherheitsrichtlinien konfiguriert wurden.

Office 365 Admin-App für iOS und Android

Microsoft bietet für Administratoren von Office 365 eine App im Apple AppStore und Google Play an, mit der das Office 365-System verwaltet werden kann. Sinnvoll ist die App vor allem für den Support von Benutzern, wenn Administratoren unterwegs mit dem Smartphone oder Tablet Benutzer-Einstellungen ändern oder Informationen abrufen wollen. In der App sind die Verfügbarkeit der Office 365-Dienste und eingereichte Support-Anfragen zu sehen. Außerdem können Administratoren mit der App die Benutzer verwalten und zum Beispiel die Kennwörter zurücksetzen. Die App ist ein wertvolles Hilfsmittel, wenn Office 365 und Benutzer auch von unterwegs verwaltet werden sollen.

Mit einer App verwalten Administratoren Office 365 auch von unterwegs über Smartphone und Tablet (Screenshot: Thomas Joos).

 

Benutzerkonten in Office 365 mit Z-Hire und Z-Term anlegen und löschen

Administratoren, die häufig Benutzerkonten an Office365 anbinden, können mit Z-Hire und Z-Term effizienter arbeiten. Z-Hire steht in der Microsoft TechNet  zum Download zur Verfügung. Im Archiv von Z-Hire ist auch das Tool „Z-Term“ zu finden, mit dem Benutzerkonten in Office 365 verwaltet, angelegt oder gelöscht werden können. Hier besteht auch die Möglichkeit Vorlagen zu erstellen. In den Vorlagen lassen sich wiederkehrende Einstellungen speichern und so schneller Benutzerkonten anlegen. Das Tool ist auch mobil einsetzbar, es muss nicht installiert werden.

Windows Server 2012 R2 Essentials mit Office 365 verbinden

Windows Server 2012 R2 Essentials ist der Nachfolger von SBS 2011. Da es in dieser Edition keinen eigenen E-Mail-Server mehr gibt, können Unternehmen im zentralen Verwaltungswerkzeug auch Office 365 anbinden. Das Dashboard ist die zentrale Verwaltungsoberfläche von Windows Server 2012 R2 Essentials.

Mit dem Link „In Microsoft Office 365 integrieren“ bei „Startseite\Erste Schritte\Services“ startet ein Assistent, der bei der Anbindung des lokalen Servers und aller Anwender an Office 365 unterstützt. Die erfolgreiche Anbindung ist an dem neuen Menüpunkt „Office 365“ zu sehen, der im Dashboard angezeigt wird. Über diesen Bereich lassen sich wichtige Informationen zu dem Office 365 Abonnement anzeigen, und die Benutzer verwalten. Da Office 365 komplett an das Dashboard angebunden ist, sind nahezu keinerlei Einstellungen in der Weboberfläche von Office 365 notwendig. Die E-Mail-Adresse und anderen Daten sind im Dashboard jederzeit verwaltbar.

Office 365 ist auch in kleinen Unternehmen mit Windows Server 2012 R2 Essentials nutzbar (Screenshot: Thomas Joos).

Mit Office 365 E-Mails verschlüsseln

In Office 365 hat Microsoft auch Funktionen zur Verschlüsselung von E-Mails integriert. Unternehmen, die auf die kleineren Editionen E1 und E2 von Office 365 setzen, können die Funktionen für etwa 2 Dollar oder 1.50 Euro pro Benutzer lizenzieren. Die entsprechenden Optionen sind im Office 365-Portal zu finden. Auf Basis von Transportregeln verschlüsselt Office 365 ganz automatisch die E-Mails, welche die Kriterien erfüllen. Die Einstellungen dazu werden von den Administratoren vorgenommen:

1. In der Weboberfläche sind die Optionen über Administrator, und der Auswahl von Exchange zu finden.
2. Über Nachrichtenfluss und einen Klick auf Regeln stehen die E-Mail-Regeln für die Organisation zur Verfügung.
3. Mit dem Pluszeichen lässt sich durch Auswahl von Neue Regel erstellen eine neue Transportregel erstellen.
4. Zunächst wird der Regel eine Bezeichnung gegeben.
5. Bei „Diese Regel anwenden, wenn“ lassen sich die Kriterien festlegen, bei denen Office 365 E-Mails verschlüsseln soll.
6. Bei Weitere Optionen stehen die Funktionen zur Verschlüsselung bereit.
7. Bei „Folgendermaßen vorgehen aus“: aktiviert die Option Die Nachrichtensicherheit ändern\Office 365-Nachrichtenverschlüsselung anwenden die Verschlüsselung von E-Mails.

Office 365 mit der PowerShell verwalten

Um Office 365 mit der PowerShell zu verwalten, sind zusätzliche Module für die PowerShell notwendig:

• Microsoft Online Services-Anmelde-Assistent
• Azure Active Directory-Modul für Windows PowerShell (32-Bit-Version)
• Azure Active Directory-Modul für Windows PowerShell (64-Bit-Version)

Nachdem die Erweiterungen installiert sind, lässt sich die PowerShell mit dem Office 365-Konto verbinden. Dazu wird das CMDlet Connect-MsolService verwendet. Das CMDlet öffnet ein Anmeldefenster zu Office 365. Nach der erfolgreichen Anmeldung lassen sich mit dem CMDlet get-command *msol* die CMDlets für Office 365 anzeigen.

Office 365 lässt sich auch über die PowerShell auf Arbeitsstationen verwalten (Screenshot: Thomas Joos).

Clutter – Unwichtige E-Mails ausblenden lassen

Aktivieren Anwender die Clutter-Funktion in Office 365, werden unwichtige E-Mails in einem eigenen Ordner in Outlook und Outlook Web App abgelegt. Clutter lernt dazu und analysiert die eingehenden E-Mails im Postfach. Die Funktion kann jeder Anwender für sich in den Einstellungen festlegen. Microsoft bietet dazu eine umfassende Hilfeseite an.

Die Einstellungen sind über das Zahnrad-Symbol am oberen rechten Rand der Weboberfläche zu finden, und dann über die Auswahl E-Mail/Automatische Verarbeitung/Clutter.

Clutter sorgt für Ordnung im E-Mail-Postfach (Screenshot: Thomas Joos).

 

Neues Admin Center mit mehr Funktionen

Microsoft aktualisiert derzeit die verschiedenen Office 365-Abonnements zur neuen Version des Admin Centers. Auf Wunsch können Administratoren bereits jetzt über eine Schaltfläche im Admin Center einen Wechsel vollziehen. Die neue Oberfläche orientiert sich vor allem an Windows 10. Natürlich lässt sich auch jederzeit wieder die alte Version aktivieren, zumindest solange Microsoft diese noch anbietet. Auf der linken Seite stehen die verschiedenen Optionen zur Verfügung, genauso wie beim alten Admin Center. Viele Funktionen, wie die Berichte zur Nutzung der E-Mail-Funktionen, stehen einfacher und übersichtlicher zur Verfügung.

Im neuen Office 365 Admin Center lassen sich Funktionen schneller finden und Berichte effiziente abfragen. Die Umschaltung erfolgt über eine Schaltfläche in der Weboberfläche (Screenshot: Thomas Joos).

Durch einen Klick auf Benutzer/Aktive Benutzer und dann der Auswahl eines Benutzers, zeigt das neue Office 365 Admin Center im rechten Bereich alle wichtigen Informationen. Hier lassen sich über verschiedene Schaltfläche viele Einstellungen ändern, auch die Berechtigungen, die Mitgliedschaft in Gruppen die Lizenzen, aber auch die E-Mail-Adressen.

Im neuen Office 365 Admin Center lassen sich Benutzer leichter verwalten (Screenshot: Thomas Joos).

 

Software für Anwender – Skype Client, Tools und mehr

Microsoft stellt im Office 365-Portal eine eigene Seite zur Verfügung, über welche Anwender wichtige Tools für die Fehlerbehebung, aber auch für die Arbeit mit Office 365 herunterladen können. Die Seite ist über den Link: https://portal.office.com/OLS/MySoftware.aspx zu finden, oder nach der Anmeldung am Office 365 Portal mit der URL https://portal.office.com über das Zahnradsymbol und der Auswahl von Einstellungen\Software. Auf dieser Seite sind nicht nur der Skype-Client und der Client für OneDrive for Business zu finden, sondern auch SharePoint Designer 2013 und Links zu den verschiedenen Office 365-Apps für alle verfügbaren Endgeräte.

Im Office 365-Portal stellt Microsoft auch Software zum Download bereit, sowie Links zu den wichtigsten Apps (Screenshot: Thomas Joos).

OneDrive for Business nutzen

Jeder Anwender erhält in Office 365 einen eigenen Cloudspeicher mit der Bezeichnung OneDrive for Business. Für diesen stehen auch Apps für Windows, aber auch für alle relevanten Smartphone-Systeme zur Verfügung. Mit einem lokal installierten Client, können Anwender ein eigenes lokales Verzeichnis auf ihrem Rechner mit Office 365 synchronisieren. Der Cloudspeicher hat nichts mit OneDrive zu tun, sondern befindet sich in einer eigenen SharePoint Online-Bibliothek. Diese ist auch über die Weboberfläche zu erreichen. Die Einrichtung und Verwendung zeigt Microsoft auf der Support-Webseite von Office 365.