Collaboration mit ownCloud 9 – Mail, Kontakte, Kalender

ownCloud bietet interessante Features im Bereich der Collaboration. Mit den Apps für Mail, Kontakte und Kalender können Teams Informationen miteinander austauschen und gemeinsame Kontakte oder Termine pflegen. Die Verwaltung und Verwendung dieser Funktionen ist recht einfach.

von Thomas Joos am 22. April 2016 , 05:45 Uhr

OwnCloud 9 ist nicht nur als Cloudspeicher ideal, sondern bietet auch die Möglichkeit Groupware-Funktionen zur Verfügung zu stellen. Zwar wird der E-Mail-Part von den Entwicklern derzeit noch im Beta-Status zur Verfügung gestellt, aber vor allem Kontakte und Kalender bieten seit Jahren effiziente Austauschfunktionen. Dadurch ist ownCloud ein geeignetes Mittel, um die gemeinsame Arbeit von Teams zu steuern und Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, die beim Datenaustausch helfen.

Der Zugriff auf E-Mail, Kontakte und Kalender kann auch per Smartphone erfolgen. Hier unterstützt OwnCloud CardDav und CalDAV. Apple-Geräte haben damit keine Probleme, beim Einsatz von Android müssen Anwender teilweise auf externe Apps setzen, die Daten per CardDAV und CalDAV mit dem OwnCloud-Server austauschen können.

Tipp: Vor der Verwendung von ownCloud als Groupware- und Collaboration-Server sollte die Version 9.0.1 installiert werden. Mit der Version 9.0 gibt es noch Probleme beim Zugriff auf den Server und der E-Mail-App. In der neuen Version sind einige Fehlerbehebungen integriert worden, zum Beispiel der fehlerfreie Zugriff auf die Adresse des Servers über https://<IP oder Name>/owncloud.

Mail, Kontakte und Termine aktivieren

Nach der Installation von ownCloud sind die Apps für E-Mail, Kontakte und Kalender auf dem Server zwar verfügbar, müssen aber erst aktiviert werden. Die Aktivierung erfolgt über das Menü oben links und der Auswahl von Apps. Diese Aktion muss der Administrator der Umgebung durchführen.

Über das Auswahlmenü von ownCloud stehen die Apps zur Verfügung. Hier müssen die Apps für die Verwendung von Mails, Kontakten und Kalender erst aktiviert werden (Screenshot: Thomas Joos).

Im Apps-Menü stehen verschiedene Apps zur Verfügung, die den Funktionsumfang von ownCloud erweitern. Die Aktivierung ist recht einfach. Durch einen Klick auf den Link „Aktivieren“, wird die App in OwnCloud eingebunden. Nur Administratoren dürfen Apps aktivieren. Nach der Aktivierung erscheinen die Apps im Apps-Menü der Benutzer.

Kontakte und Kalender werden als zusätzliche App in ownCloud aktiviert (Screenshot: Thomas Joos).

Nach der Aktivierung stehen die Apps in der Auswahl aller Apps über das Dropdownmenü oben rechts zur Verfügung. Administratoren sollten überprüfen, ob die Mail-App mindestens die Version 0.4.1 hat. Das ist bei der Auswahl aller Apps zu sehen.

Mail-App in ownCloud nutzen

ownCloud bietet mit der Mail-App die Möglichkeit an auf nahezu beliebige E-Mail-Dienste zugreifen zu können. Dazu geben Anwender die Anmeldedaten zum E-Mail-Server an sowie die Verbindungsdaten zum Server. ownCloud verbindet sich dazu über eine verschlüsselte IMAP-Verbindung mit dem Server. Nach der erfolgreichen Anmeldung wird in der Weboberfläche der Posteingang des Anwenders auf dem entsprechenden E-Mail-Server angezeigt.

In der Mail-App von ownCloud können Anwender ihre Posteingänge verwalten (Screenshot: Thomas Joos).

Über das Zahnrad-Symbol unten links lassen sich weitere Posteingänge hinzufügen. ownCloud speichert die Anmeldedaten zu den E-Mail-Konten in den Einstellungen der Benutzer. Sobald sich ein Benutzer an ownCloud anmeldet, hat er Zugriff auf alle Postfächer, die er in seinem Konto hinterlegt hat. Natürlich lässt sich über die Einstellungen jederzeit Konten wieder entfernen oder neue hinzufügen. Beim Schreiben von neuen E-Mails kann ausgewählt werden, welches Konto verwendet werden soll. Die Mail-App arbeitet dazu auch mit der Kontakte-App und der App für Dokumente zusammen. Auch Systemnachrichten werden zu dieser E-Mail-Adresse geschickt.

Die Mail-App kann E-Mails auch verschlüsselt versenden. Dazu wird die Browsererweiterung Mailvelope verwendet. Diese steht für Firefox und Google Chrome zur Verfügung.

Mail-Vorlagen steuern – Corporate Identity mit ownCloud

ownCloud 9 bietet für Administratoren die Möglichkeit, Vorlagen für E-Mails festzulegen. Damit können Administratoren festlegen, wie E-Mails aussehen sollen, die den Anwendern zugeschickt werden, wenn bestimmte Aktionen ausgelöst werden. Besonders interessant ist das im Unternehmenseinsatz, wenn die Corporate Identity über die Mail-App ebenfalls eingehalten werden soll.

Mit der Mail-App stehen auch Vorlagen zur Verfügung. Diese können von Administratoren zentral gesteuert werden (Screenshot: Thomas Joos).

Im Administrator-Bereich lassen sich aber nicht nur die E-Mail-Vorlagen steuern, sondern auch der E-Mail-Server zum Versenden von Systemnachrichten festlegen. Zusammen mit den Mail-Vorlagen lässt sich das Empfangen oder Versenden von Systemnachrichten vereinheitlichen und mit den Anforderungen des Unternehmens abgleichen.

Benutzer könnten im Bereich „Persönlich“ ihres Benutzerkontos festlegen, bei welchen Aktivitäten sie eine E-Mail erhalten wollen, oder welche Aktivität im Stream der Aktivitäten erscheinen soll. Das Aussehen dieser E-Mails wird über die Mail-Vorlagen gesteuert.

Benutzer können sich Systemnachrichten per E-Mail zustellen lassen. Die Einstellungen dazu sind im eigenen Benutzermenü zu finden (Screenshot: Thomas Joos).

Zu welcher E-Mail-Adresse die Mails gesendet werden, lässt sich über das Feld „E-Mail“ in den persönlichen Benutzereinstellungen festlegen. Das E-Mail-Konto kann wiederum direkt in der Mail-App von ownCloud angebunden werden.

Kontakte und Termine in ownCloud effizient nutzen

Sobald die Kontakte- und Kalender-App in ownCloud aktiviert ist, können Anwender auch ihre Kontakte und Termine mit ownCloud verwalten. Dazu steht die Weboberfläche zur Verfügung. Wer Kontakte und Kalender mit seinen Endgeräten synchronisieren will, muss CardDAV oder CalDAV verwenden. Das Protokoll ist in iPhones/iPads integriert, für Android-Smartphones sind zusätzliche Apps notwendig.

Kontakte lassen sich in ownCloud genauso verwalten, wie in anderen Groupware-Lösungen. Neben der Weboberfläche lassen sich Kontakte auch mit CardDAV synchronisieren (Screenshot: Thomas Joos).Kontakte lassen sich in ownCloud genauso verwalten, wie in anderen Groupware-Lösungen. Neben der Weboberfläche lassen sich Kontakte auch mit CardDAV synchronisieren (Screenshot: Thomas Joos).

Kalender verwalten

In der Kalender-App können Anwender ihre Termine pflegen. Wie bei allen anderen Apps, stehen auch hier im unteren Bereich die Einstellungen zur Verfügung. Hier sind die CalDAV-Adresse zu sehen sowie die Variante, die Anwender für iOS oder Mac OS X eingeben müssen. Außerdem können hier Kalender importiert werden. Die importierten Einträge stehen dann in ownCloud zur Verfügung.

In den Einstellungen der Kalender-App sind die CalDAV-Adressen zu sehen. Hier ist auch die Schaltfläche zum Importieren von Kalendern in die ownCloud-Kalender-App zu erreichen (Screenshot: Thomas Joos).

Teamarbeit mit dem Kalender und Gruppenadministratoren

Mit ownCloud lassen sich sehr leicht verschiedene Kalender erstellen und mit anderen Benutzern teilen. So besteht die Möglichkeit Projektkalender oder Kalender für Teams zu erstellen. Der Teamleiter erstellt den Kalender und erhält auf Wunsch durch den ownCloud-Administrator auch das Recht die Benutzer der Gruppe zu verwalten.

Die Benutzer und Gruppen werden durch den ownCloud-Administrator über den Menüpunkt Benutzer im Admin-Menü erstellt. Beim Erstellen eines Benutzers kann ein Administrator auch gleich eine Gruppe angeben, in welcher der Benutzer Mitglied sein soll. Bei jedem Benutzer gibt es die Möglichkeit in der Spalte „Gruppenadministrator für“ festzulegen, welche Gruppen dieser Benutzer verwalten darf.

Administratoren können die Verwaltung von Gruppen in der Benutzersteuerung von ownCloud delegieren (Screenshot: Thomas Joos).

Gruppenadministratoren finden in ihrem eigenen Benutzermenü rechts oben den Menüpunkt „Benutzer“, wenn sie Administrator für eine Gruppe sind. In diesem Bereich lassen sich weitere Benutzer in den Gruppen erstellen, die der Benutzer selbst verwalten darf. Dadurch können Administratoren also sehr leicht Aufgaben delegieren, und dadurch steuern, dass sich Gruppenadministratoren selbst die Benutzer anlegen dürfen, die sie in ihrer Gruppe benötigen.

Neue Kalender erstellen und freigeben

Neue Kalender werden in der Kalender-App über den Menüpunkt Neuer Kalender erstellt. Das ist generell recht einfach. Das Recht neue Kalender zu erstellen hat jeder Benutzer, dazu sind keine Admin-Rechte notwendig.

Jeder Benutzer kann neue Kalender erstellen und so Termine optimal koordinieren (Screenshot: Thomas Joos).

Beim Erstellen eines neuen Kalenders lässt sich diesem auch eine Farbe zuweisen. Dadurch sind die verschiedenen Kalender leichter unterscheidbar. Für jeden Kalender gibt es eine Schaltfläche zum Freigeben, rechts neben dem Kalender. Hier können Benutzer den Namen anderer Benutzer oder ganzer Gruppen eingeben. ownCloud 9 kann die Namen der Gruppen selbst vervollständigen. In diesem Feld lassen sich Kalender auch für mehrere Gruppen freigeben. Durch Aktivierung der Option „can edit“ können die anderen Benutzer den Kalender auch bearbeiten. Standardmäßig wird ein Kalender in ownCloud nur mit Lese-Berechtigungen freigegeben. Diese Einstellung lässt sich aber jederzeit ändern. Kalender können natürlich auch so freigegeben werden, dass bestimmte Gruppen nur lesen dürfen, einzelne Benutzer aber schreiben. Dazu wird der Kalender einfach direkt für die jeweiligen Benutzer direkt freigegeben.

Kalender lassen sich in ownCloud 9 schnell und einfach von jedem Benutzer erstellen und freigeben (Screenshot: Thomas Joos).

Aufgaben lassen sich in ownCloud leicht delegieren. Administratoren legen Benutzer und Gruppen an. Anschließend wird die Verwaltung der Gruppe durch einfache Schritte an Gruppenadministratoren delegiert. Das ist natürlich nur optional. Gruppenadministratoren können wiederum in ihrer eigenen Gruppe selbst Benutzer anlegen. Das Erstellen von Kalendern können dann wiederum Benutzer erledigen. Diese können die Kalender dann auf Basis der erstellten Gruppen freigeben.

Freigegebene Kalender nutzen

Sobald ein Kalender freigegeben ist, erscheint er automatisch in der Kalenderliste der Anwender auf der linken Seite. Das heißt, die Kalender müssen nicht erst mühselig und fehleranfällig eingebunden werden. Um den Kalender zu entfernen, reicht es aus diesen aus dem Menü zu löschen. Andere Anwender sehen den Kalender dann natürlich weiterhin. Jeder Kalender kann im iCalendarform (ICS) heruntergeladen werden. Dadurch lassen sich die Kalender zum Beispiel in anderen E-Mail-Clients importieren.

Kalender lassen sich aus der Liste entfernen, aber auch exportieren und importieren (Screenshot: Thomas Joos).

Über das Aktionsmenü ist auch der CalDAV-Link zu sehen. Dieser kann zum Beispiel in Smartphones oder Tablets verwendet werden, um den Kalender anzubinden.

Kontakte freigeben

Anwender können in ownCloud ihr eigenes Adressbuch freigeben. Die Schaltfläche dazu ist bei den Einstellungen unten links im Fenster zu sehen. Das Freigeben des Adressbuches funktioniert im Grunde genommen genauso wie das Freigeben des Kalenders. Auch hier kann festgelegt werden, ob der entsprechende Benutzer oder die Gruppe das Recht erhält die Kontakte zu lesen, oder das Adressbuch auch bearbeiten darf. Standardmäßig werden Adresslisten nur lesend freigegeben. Im unteren Bereich lassen sich darüber hinaus weitere Adresslisten erstellen und ebenfalls freigeben.

In den Einstellungen der Kontakte lassen sich weitere Adresslisten erstellen und freigeben (Screenshot: Thomas Joos).

Wie bei den Kalendern auch, erscheinen freigegebene Kontakte der freigegebenen Adressbücher automatisch bei den Kontakten der entsprechenden Gruppe. Über die Einstellungen kann jeder Teilnehmer festlegen, welche Adresslisten er sehen will und welche nicht. Benutzer können freigegebene Adresslisten bei entsprechender Berechtigung selbst wieder freigeben.

Kontakte und Termine synchronisieren

Leider sind die mobilen Apps von ownCloud nicht in der Lage Kontakte und Termine mit dem Server zu synchronisieren. ownCloud kann jedoch über CardDAV und CalDAV die Kontakte und Termine mit den Smartphones und Tablets synchronisieren. Damit das funktioniert, müssen Anwender in iOS oder Android ein neues Konto für die Synchronisierung von Kontakten und Terminen einrichten.

Auf iPhones lassen sich CardDAV- und CalDAV-Konten einrichten, mit denen Anwender Kontakte und Termine mit dem ownCloud-Server synchronisieren können (Screenshot: Thomas Joos).

Android kann standardmäßig nichts mit CardDAV oder CalDAV anfangen. Hier müssen Anwender zusätzliche Apps installieren, die diese Technik beherrschen. Solche Apps stehen in Google Play zur Verfügung. Die beliebtesten Apps für Android sind:

In iOS ist eine solche Installation nicht notwendig, da Apples System standardmäßig bereits CardDAV und CalDAV-Konten versteht. Die Konfiguration dazu ist über Einstellungen\Mail, Kontakte, Kalender\Account hinzufügen\Andere\CardDAV-Account hinzufügen oder CalDAV-Account hinzufügen zu finden. Als URL müssen Benutzer <Adresse>/remote.php/caldav/principals/<Benutzername> für den Kalender oder http://<Adresse>/owncloud/remote.php/dav, beziehungsweise http://<Adresse>/owncloud/remote.php/dav/principals/users/<Benutzername> und <Adresse>/remote.php/carddav/principals/<Benutzername> oder http://<Adresse>/owncloud/remote.php/dav/addressbooks/users/<Benutzername>/default/ für das Adressbuch eingeben.

Ankündigungen in ownCloud

Sollen alle Benutzer in ownCloud über bestimmte Aktionen informiert werden, macht die Aktivierung der App „Announcement Center“ Sinn. Sobald die App installiert ist, können Administratoren über den App-Bereich in ownCloud Ankündigungen für alle Benutzer schreiben. Auf Wunsch lässt sich in den Einstellungen der Apps auch festlegen, dass das Announcement Center nur für bestimmte Benutzergruppen aktiviert ist.

Wenn Administratoren eine neue Ankündigung schreiben, erscheint diese als Warnung oben rechts im Fenster der Benutzer. Außerdem können die Benutzer auch die neue App „Ankündigungen“ öffnen. Hier sind alle Ankündigungen zu sehen, inklusive dem Ersteller und dem Datum der Ankündigung. Auch im Aktivitäten-Stream sind Ankündigungen ersichtlich.

Fazit

ownCloud bieten für das Teamworking einige interessante Funktionen. Unternehmen, die noch keinen eigenen Colaboration-Server einsetzen, sollten sich die Möglichkeiten von ownCloud ansehen. Bereits die kostenlose Version bietet viele interessante Features. Ein ownCloud-Server kann problemlos virtualisiert werden. Durch den Betrieb auf einem Linux-Server entstehen keine Kosten. Allerdings muss dabei auch berücksichtigt werden, dass ownCloud noch lange nicht vollständig ausgereift ist. Es gibt noch einige Bugs, die aber zu verschmerzen sind.

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