Rechtsgültigkeit und Rechtsverbindlichkeit der elektronischen Signatur

Verträge und andere Vereinbarungen auf dem Rechner oder dem Mobiltelefon zu unterzeichnen geht viel schneller und einfacher als mit herkömmlichen Unterschriften auf Papier. Dennoch zögern viele Unternehmen, auf die elektronische Signatur zu setzen. Viele sind sich unsicher, inwiefern eine elektronische Unterschrift rechtsgültig ist. Im Interview stellt Rüdiger Herfrid, Group Manager Enterprise Marketing Central Europe bei Adobe, Stefan C. Schicker LL.M., Fachanwalt für IT-Recht, die Fragen, die Licht ins Dunkel bringen.

Rüdiger Herfrid: Herr Schicker, die wichtigste Frage zuerst: Ist die elektronische Signatur rechtsgültig?

Stefan C. Schicker:Ja, die elektronische Signatur kann als sogenannte gewillkürte Schriftform in einem Vertrag rechtsgültig vereinbart werden. Das heißt, die Parteien können selbst festlegen, welche Form sie bevorzugen. Der Gesetzgeber räumt Privatautonomie genannte Entscheidungsfreiheit ausdrücklich ein. Somit können Vertragspartner auch eine elektronische Signatur als valide Basis für einen Vertragsschluss verwenden. In den meisten Fällen genügt dafür eine normale elektronische Signatur. In manchen Fällen schreibt das Gesetzt die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur vor.

Wenn ein Unternehmen die elektronische Signatur einsetzen möchte: Auf was muss es achten, damit der Vorgang rechtsgültig ist?

Schicker: Wichtig ist, dass alle Beteiligten im Vertrag vereinbaren, dass sie damit einverstanden sind, diese Art der Unterschrift einsetzen zu wollen. Das geschieht im Rahmen einer sogenannten Formklausel. Sobald die Klausel feststeht, ist sie verbindlich. Eine solche Vereinbarung einer Formklausel lässt sich mühelos etwa vor dem Unterschreiben eines Dokuments in den normalen elektronischen Unterschriftsprozess integrieren. Dies könnte zum Beispiel so klingen: „Wenn Sie fortfahren, stimmen Sie zu, dass beide Parteien die Vereinbarung mit einer elektronischen oder einer handgeschriebenen Signatur autorisieren.“ Darüber hinaus sollten die Beteiligten alle Schritte, die zur Signatur geführt haben, dokumentieren. Dann lässt sich der Vorgang gegebenenfalls in einem späteren Gerichtsprozess belegen.

Betrachten wir jetzt mal einen Vertrag oder eine Vereinbarung. Was muss gegeben sein, wenn ich ein Dokument elektronisch unterzeichne oder ein Dokument zum Unterzeichnen versende?

Schicker: Grundsätzlich müssen die Beteiligten die beiden Signaturen entweder auf einem Dokument oder – was im elektronischen Bereich oft sehr viel pragmatischer ist – in zwei identischen Ausfertigungen des gleichen Dokuments einfügen. Anschließend bekommt jeder ein Exemplar des fertigen Dokuments. Das gleiche gilt für den Verlauf des Signaturvorgangs. Auch davon sollte jede Partei eine Ausfertigung bekommen und aufbewahren.

Was lege ich dem Vertragspartner vor, wenn er meine Signatur anzweifelt, bevor die ganze Sache vor Gericht geht?

Schicker: Im Regelfall wird der Vertragspartner den Vertrag ja sowieso schon vorliegen haben. Sollte die Gegenseite diesen verloren haben, greift ein Vorteil des elektronischen Formats. Denn dann stellt man dem Vertragspartner das Vertragsdokument einfach noch einmal zur Verfügung. Und zwar in der identischen Version, denn eine Kopie im klassischen Sinne gibt es in der digitalen Welt nicht. Falls die Vertragspartei immer noch Zweifel hegt, kann man ihr darüber hinaus auch den Signaturverlauf abermals vorlegen. Dieser Verlauf stellt sehr transparent dar, wie der Vertragsschluss in der Vergangenheit zustande kam.

Sollte man doch einmal vor Gericht stehen, wie funktioniert der Beweis vor Gericht?

Schicker: Die Vertragspartei muss eindeutige Belege präsentieren, die den Richter zur freien Überzeugung gelangen lassen, dass der Vertragsschluss tatsächlich erfolgt ist. Dafür sind zwei Punkte besonders wichtig. Zum Ersten muss die vereinbarte Formklausel vorgelegt werden, aus der hervorgeht, dass der Vertragsschluss elektronisch zu erfolgen hatte. Zum Zweiten muss die Vertragspartei dokumentieren können, dass diese Form tatsächlich gewahrt wurde und die Parteien die Verträge elektronisch signiert haben.

Gibt es auch Ausnahmefälle, bei denen der Einsatz der elektronischen Signatur kritisch anzusehen ist?

Schicker: Es gibt in der Tat Fälle, bei denen die elektronische Signatur sogar ausgeschlossen ist, nämlich dann, wenn eine besondere Schwere vorliegt. Das trifft zum Beispiel auf familienrechtliche Angelegenheiten zu. Etwa auch beim Hauskauf oder der Gründung von Firmen ist es ausgeschlossen, die elektronische Form einzusetzen. Da sind teilweise notarielle Formen, die herkömmliche Papierschriftform oder die qualifizierte elektronische Signatur vorgesehen.

Ich fasse jetzt noch mal die fünf wichtigsten Punkte zusammen, welche die Rechtsgültigkeit der elektronischen Signatur betreffen.

• Zum Ersten: Ja, die elektronische Signatur ist in der Regel rechtsgültig.
• Zum Zweiten muss ein Einverständnis beider Parteien über die verwendete Form vorliegen.
• Zum Dritten ist der Signaturverlauf ein transparentes Beweismittel, das ich auch vor Gericht verwenden kann.
• Viertens gibt es noch die qualifizierte elektronische Signatur für Ausnahmefälle, die per Gesetz der Schriftform bedürfen, aber diese Form der im Signaturgesetz geregelten, elektronischen Signatur zulassen.
• Und zu guter Letzt gibt es sehr viele Vorteile der elektronischen Signatur hinsichtlich der Nachvollziehbarkeit von Unterschriften.

Unter diesem Link können Sie das ganze Interview noch einmal nachlesen oder direkt auf YouTube ansehen.